Chefsekretär/ Chefsekretärin (m/w/d) Institut für Klinische Genetik

Overview

Die Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll- oder Teilzeit mit mindestens 30 Wochenstunden unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach den Eingruppierungsvorschriften des jeweiligen Haustarifvertrages und ist bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe U7 möglich.

Aufgabengebiet / Verantwortlichkeiten

• Zentrale Büroorganisation: Eigenständige Koordination von Telefonaten, Terminen, Korrespondenz, Post, Urlaubsplanung sowie Verwaltung von Übersichten und Büromaterial
• Reibungslose Arbeits- und Reiseorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Lehrformaten
• Koordination der Lehre: Erstellung und Pflege von Vorlesungs- und Terminplänen, Abstimmung mit Lehrkräften und Verwaltung, Betreuung von Studierendenanfragen
• Unterstützung im Qualitätsmanagement: Mitwirkung bei Fortbildungsplanung, Dokumentation, Akkreditierungsvorbereitungen und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (GenDG)
• Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten: Vorbereitung und Organisation der Digitalisierung von Patientenakten in enger Abstimmung mit zentralen Stellen
• Qualitätsbewusstes Arbeiten im Institutsalltag: Umsetzung der QM-Vorgaben inklusive Dokumentation, Beschwerdemanagement, Fortbildungen und Beschaffungsprozessen

Alternativ eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation.

Gründliche und umfassende Fachkenntnisse im Bereich Büromanagement

Erfahrung in Projektbearbeitung, Kommunikation, Verwaltung, Finanzen und Arbeitsorganisation von Vorteil

Gute Englischkenntnisse

Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

Unser Angebot

• Vergütung: nach Haustarifvertrag zzgl. Jahressonderzahlung, bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen
• Urlaub: 30 Tage Erholungsurlaub
• Weiterbildung: Umfangreiche interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote, um Ihre Kompetenzen kontinuierlich zu stärken
• Unternehmenskultur: Wir setzen auf Transparenz, Teamgeist und gemeinsame Erfolge. Feiern Sie mit uns bei gemeinsamen Veranstaltungen oder bei sportlichen Events wie der Rewe Teamchallenge
• Mobilität: Jobrad und Zuschuss zum Jobticket, um Ihren Arbeitsweg umweltfreundlich und bequem zu gestalten
• Gesundheit: Wir fördern Ihr Wohlbefinden mit modernen Sport- und Bewegungsangeboten in unserem Gesundheitszentrum, Programmen zur mentalen Gesundheit und einem umfassenden betrieblichen Gesundheitsmanagement
• Einkaufsvorteile : Profitieren Sie von Mitarbeiterrabatten in unserer Klinikapotheke, exklusiven Corporate Benefits und weiteren Shoppingportalen
• Work-Life-Balance: Unser Familienbüro unterstützt Sie bei Fragen rund um Kita-Plätze, Ferienprogramme und Pflege von Angehörigen. Zudem bieten wir flexible Arbeitsmodelle