Commercial Operations Coordinator (m/w/d), HH & remote

Sales Operations & Vertriebsassistenz (m/w/d) / Innendienst

Sales Operations & Vertriebsassistenz (m/w/d) / Innendienst

Beschreibung
Zur operativen Entlastung des Commercial- und Consulting-Teams schaffen wir eine neue Position im Bereich Sales Operations & Vertriebsassistenz.

Beschreibung
Zur operativen Entlastung des Commercial- und Consulting-Teams schaffen wir eine neue Position im Bereich Sales Operations & Vertriebsassistenz.
Diese Rolle ist zentral für die reibungslose Umsetzung unserer Vertriebsprozesse – von der Angebotserstellung über die Systempflege bis hin zur Kommunikation mit unseren Kund:innen.
Ein besonderer Fokus liegt auf der engen Zusammenarbeit mit dem Head of Commercial sowie dem Customer Success Manager. Die Rolle vereint klassische Assistenzaufgaben mit koordinativen Tätigkeiten entlang interner Projekte und in der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.
Deine Aufgaben
Angebotsmanagement & Systempflege:

• Erstellung, Versand und Nachverfolgung von Angeboten.
• Pflege und Weiterentwicklung von Angebotsvorlagen.
• Datenpflege in CRM- oder Angebotsdatenbanken (z.B. Copper, Zoho, Notion, HubSpot).
• Versionskontrolle und strukturierte Ablage.
  

Terminorganisation & Kommunikationssupport:

• Koordination und Dokumentation von Vertriebs- und Follow-up-Terminen.
• Erstellung von Briefings, Kundenanschreiben und Nachbereitungen
• Erstkontakt für organisatorische Rückfragen (per E-Mail und telefonisch).
  

Unterstützung des Head of Commercial:

• Koordination interner Abstimmungen, Termine und Prioritäten.
• Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und operativen Themen.
• Begleitung und Umsetzung teamübergreifender Projekte.
• Eigenständige Kommunikation mit internen Stakeholdern.
  

Vertreibsprozess-Support

• Unterstützung bei Lead-Qualifizierung, Funnel-Tracking und Forecasting.
• Pflege von Account-Daten, Timings und Verantwortlichkeiten.
• Monitoring offener Angebote und Unterstützung im Angebotscontrolling.
  

Lizenz- & Partnermanagement-Support:

• Unterstützung des Account & Partner Managers beim Lizenzgeschäft.
• Bearbeitung von Vertragsverlängerungen (Renewals) und neuen Bestellungen.
• Einholung von Herstellerangeboten (Quotes) für Neu- und Bestandskund:innen.
• Operative Abwicklung inklusive Prüfung und Ablage von Rechnungen.
  

Impulsgeber:in für Struktur & Qualität:

• Mitdenken bei der Optimierung von Abläufen, Tools und Templates.
• Impulse zur Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben.
• Sorgfältige Qualitätssicherung und vorausschauende Arbeitsweise.
  

Das bringst Du mit

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung (z. B. Assistenz, Projektkoordination, Vertriebsinnendienst), idealerweise in enger Zusammenarbeit mit dem Management.
• Eine proaktive, eigenverantwortliche und absolut zuverlässige Arbeitsweise mit einem Talent für Organisation, Priorisierung und Prozessoptimierung.
• Hohe Tech-Affinität: Du beherrschst Google Workspace, CRM-Systeme sowie Kollaborationstools (z. B. Notion) und bist offen für neue Technologien wie generative KI.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamgeist und ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Eine gelebte Service-Mentalität und ein starker Fokus auf Qualität und Sorgfalt.
  

Was wir Dir bieten

• Ein Umfeld, in dem Du wächst: Freue Dich auf ein motiviertes und unterstützendes Team sowie eine hybride Arbeitskultur, die Eigenverantwortung fördert und Dir ermöglicht, Deine Stärken voll zu entfalten.
• Verantwortung und Vielfalt: Es erwartet Dich ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum, in dem Du eine zentrale Rolle zwischen Assistenz, Prozessmanagement und Koordination einnimmst.
• Die Chance, wirklich etwas zu bewegen: Bei uns bist Du nicht nur dabei, sondern gestaltest aktiv mit. Du erhältst den Freiraum, bestehende Prozesse zu hinterfragen und Strukturen maßgeblich weiterzuentwickeln.
• Maximale Flexibilität für Deine Lebensplanung: Arbeite so, wie es für Dich am besten passt – ob remote oder an unseren modernen Standorten in Düsseldorf und Berlin.
  

Wie Du uns erreichen kannst
Wenn du dich in diesem Profil wiedererkennst und Blackboat dich neugierig macht, bewirb dich über unsere homepage Vielleicht bist du unser nächster "Yes-Kandidat".
Wir freuen uns auf dich!
Über uns
Free people from the old ways of working – by leveraging future technologies!
#OnTheWayToNewWork
Unsere Arbeit
Unser Ziel ist es, die Zusammenarbeit in Unternehmen zu stärken und das nachhaltig und ganzheitlich. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in Digitalisierung, Transformation, Cloud Collaboration, KI und Change Projekten bringen wir diesen New Work Gedanken nicht nur in andere Unternehmen, sondern leben ihn auch bei uns im Team.
Gute Kommunikation ist bei uns der Schlüssel für alles: Sie fördert Innovationen, macht Transformationen erst möglich und sorgt dafür, dass wir immer transparent und schnell handeln können. Mit den richtigen Tools und einer Kultur der Offenheit schaffen wir eine Umgebung, in der alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, sich in der digitalen Welt frei zu entfalten und flexibel zu arbeiten.
Lerne mehr darüber was wir machen auf
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