Empfangs- & Office Manager (m/w/d) – Dreh- und Angelpunkt im Healthcare

Unternehmen:

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Unser Schwerpunkt liegt auf der Verbindung von Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Unser Mandant ist ein etabliertes, international tätiges Dienstleistungsunternehmen mit Fokus auf Qualität, Sicherheit und Vertrauen. In einem spannenden Umfeld rund um Kosmetik, Medizin und Pflegeprodukte unterstützt das Unternehmen seine Kunden dabei, höchste Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen für ihre Produkte zu erfüllen.

Mit einem hohen Anspruch an Präzision und Service hat sich unser Mandant über viele Jahre hinweg eine starke Marktstellung aufgebaut und arbeitet heute mit namhaften Unternehmen aus zahlreichen Ländern weltweit zusammen. Die Kombination aus fachlicher Expertise und ausgeprägter Kundenorientierung macht das Unternehmen zu einem geschätzten Partner in seinem Segment.

Als Empfangs- und Office Manager (m/w/d) sind Sie die Visitenkarte des Unternehmens und sorgen für einen professionellen ersten Eindruck. Gleichzeitig behalten Sie intern den Überblick, koordinieren organisatorische Abläufe und unterstützen das Team in vielfältigen administrativen Aufgaben. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld, in dem Ihr Organisationstalent, Ihre Kommunikationsstärke und Ihr souveränes Auftreten maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen.

Aufgaben:

• Empfang und Betreuung von Gästen – Sie sind die Visitenkarte des Unternehmens
• Steuerung der Kommunikation und interne Koordination
• Organisation eines reibungslosen Büroalltags inkl. Bestellungen und Dienstleistersteuerung
• Planung von Meetings, Reisen und internen Events sowie Unterstützung bei Messen Übernahme administrativer Aufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft
• Mitwirkung im kaufmännischen Bereich (z. B. vorbereitende Buchhaltung)
• Gestaltung einer positiven Büro- und Teamkultur (z. B. Jubiläen, kleine Events)

Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung am Empfang oder im Office Management von Vorteil
• Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent, Serviceorientierung und hohe Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Vorteile:

• Abwechslungsreiche Position mit hoher Sichtbarkeit im Unternehmen
• Moderne Arbeitsumgebung
• Zusammenarbeit in einem interdisziplinären und wertschätzenden Team
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten inklusive Fortbildungsbudget
• Strukturierte und umfassende Einarbeitung
• Familiäre Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Zusätzliche Benefits wie Wellpass und JobRad