Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit

Für unseren Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (30 Std./Woche)

Arbeitszeiten

montags bis freitags

in der Zeit von 08.00 bis 14.00 Uhr

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
• Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
• Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
• ÖPNV in unmittelbarer Nähe
• je nach Einsatzort gibt es auch kostenlose Parkplätze

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
• keine Nacht- und Wochenenddienste
• umfassende Einarbeitung
• abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben:

• Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern auf Englisch und Deutsch
• Begrüßung und Identifikationskontrolle der Besucher
• Verwaltung von Teilnehmerlisten (z. B. Vorbereitung, Druck, Austeilen in Besprechungsräumen, Einsammeln, Scannen und Archivieren von Listen)
• Erfassung nicht vorangemeldeter Besucher im Besuchermanagementsystem
• Zuteilung von Parkplätzen an Besucher
• Erstellen, Ausgeben und Einsammeln von Besucherausweisen
• Erstellen, Druck, Schneiden von Namensschildern, Tischkarten und anderen Materialien für Besprechungen und Veranstaltungen
• Begleitung der Besucher zu den entsprechenden Tagungsräumen und – bei Bedarf – innerhalb der Räumlichkeiten der EIOPA
• Praktische Unterstützung der Besucher und Mitarbeiter (z. B. Bereitstellung von Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Bestellung von Taxis, Ausgabe von Schreibwaren usw.)
• Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen (z. B. grundlegende Anweisungen zu WLAN‑Zugang, Videokonferenzsystemen, Projektoren usw.)
• Unterstützung von Besuchern in Notsituationen (z. B. bei Unfall, Krankheit, usw.)
• Unterstützende Catering‑Tätigkeiten, u.a. Vorbereiten des Kaffee‑Buffets, Nachfüllen von Erfrischungsgetränken für die Gäste
• Sicherstellen, dass sich der Empfangsbereich und die Tagungsräume jederzeit in einem repräsentativen Zustand befinden (Beseitigung von Geschirr, kleinere Reinigungsarbeiten)
• Sonstige unterstützende Tätigkeiten im Bereich des allgemeinen Empfangs- und Besuchermanagements.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im bürokaufmännischem Umfeld, Gastgewerbe oder einem ähnlichen Dienstleistungsbereich bzw. abgeschlossenes Bachelor-Studium; oder
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Premium-Empfangsdienste, Büromanagement, Sekretariat, persönliche Assistenz)
• Konversationssichere Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch (entsprechend dem Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint (Erfahrung mit SharePoint sind von Vorteil)
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Körperliche Befähigung leichte praktische Arbeiten auszuführen (z. B. Sortierung/Transport von Bürobedarf, Aufräumen von Konferenzräumen, Catering‑bezogene Handreichungen usw.)
• Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
• Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis.

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Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!
Für Rückfragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung:

Omar Said