Empfangskraft / Office Assistenz (all genders)

Wikimedia Deutschland e.V. – wir befreien Wissen 2004 gründeten ehrenamtliche Wikipedia-Aktive den gemeinnützigen Verein Wikimedia Deutschland in Berlin, der inzwischen aus über Mitgliedern und 190 hauptamtlichen Mitarbeiter*innen besteht.

Freies Wissen führt zu einer gerechteren Welt. Die Wikipedia ist die bedeutendste Online - Wissenssammlung unserer Zeit. Allein die deutschsprachige Wikipedia hat knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell 3 Million Artikel. Wir unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln freie Software, wie z. B. Wikidata und setzen uns beim Zugang zu Wissen, der Öffnung von Bildung und Forschung und mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein.

Für unser Team Office Management mit Sitz in Berlin, suchen wir eine unbefristete Empfangskraft / Office Assistenz (all genders), in Teilzeit für 28 Wochenstunden ab oder früher.

Diese Position ist als Vor-Ort-Arbeitsmodell mit Präsenz Montag bis Freitag in unserer Geschäftsstelle in Berlin angelegt.

Aufgaben

Zur Verstärkung unseres 4-köpfigen Office Management Teams suchen wir Sie als eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, Freundlichkeit und Serviceorientierung. In dieser vielseitigen Rolle sorgen Sie dafür, dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos ablaufen, Sie unterstützten Ihre Kolleg*innen bei verschiedenen Aufgaben im Büroalltag und stellen die Funktionsfähigkeit unserer Räumlichkeiten sowie Arbeitsmittel sicher. Mit Ihrem professionellen und offenen Auftreten repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und tragen dazu bei, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen.

Das bewirken Sie bei uns:

• Sie sind verantwortlich für den Empfang, Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gäst*innen und Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5–6 Stunden innerhalb unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00 Uhr).
• Sie bereiten unsere Meetingräume vor und unterstützen die Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft.
• Sie nehmen Telefongespräche entgegen und leiten diese freundlich und zuverlässig weiter.
• Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang und stellen sicher, dass alles gut digitalisiert wird, und nehmen die Lieferung von Waren in unserer Geschäftsstelle in Empfang.
• Sie kümmern sich um interne Bestellungen, verwalten das Büromaterial und pflegen unsere Lagerbestände für Verbrauchsmaterialien. Außerdem übernehmen Sie die sachliche Prüfung der dazugehörigen Rechnungen.
• Sie führen kleinere Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten damit Entscheidungsvorlagen vor.
• Sie übernehmen die Kommunikation mit unseren Dienstleister*innen (wie z.B. Handwerksbetriebe oder Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern.
• Sie unterstützen das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben (z.B. Vertretungsweise Office-Tour am Welcome Day) sowie Dokumentation und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zur effizienten Büroorganisation bei.

Qualifikation

• Sie bringen Freundlichkeit und Freude im Umgang mit Menschen und unterschiedlichen Zielgruppen mit.
• Sie haben Erfahrung in der Kommunikation mit Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich und lösungsorientiert.
• Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr verfügbar – insgesamt für 28 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf fünf Wochentage.
• Sie behalten auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten an die richtige Stelle.
• Außerdem bringen Sie eine hohe Servicebereitschaft sowie ein hohes Maß an Selbstorganisation mit.
• Sie arbeiten gerne im Team, zeigen Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie gehen sicher mit MS-Office-ähnlichen Anwendungen (wir nutzen die Google Suite) um.

Interesse?

Bitte bewerben Sie sich inkl. Motivationsschreiben bis zum 28. November 2025 (ja, wir lesen Motivationsschreiben), Lebenslauf und ggf. Arbeitszeugnisse über unser Jobportal. Von Bewerbungsfotos und Angaben zu Geburtsdatum und Familienstand bitten wir abzusehen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen

Wir planen damit, die Erstgespräche vor Ort voraussichtlich Anfang KW 49 und den Kennenlerntag vor Ort voraussichtlich Ende KW 49 durchzuführen.

Wikimedia Deutschland unterstützt Diversität und Offenheit. Wir werten Ihre Bewerbung nach Eignung und Qualifikation aus, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung. Nennen Sie uns auch gerne Ihre gewünschten Pronomen und/oder mit welchen Wunschnamen Sie gerne angesprochen werden möchten.