Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Düsseldorf

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Die Jobactive GmbH ist eine hundertprozentige Tochter der hanfried GmbH. Als eigenständige Marke stellen wir unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.

Für unseren Kunden, ein Finanzberatungs- und globales Beratungsunternehmen, suchen wir aktuell einen Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Düsseldorf

Wichtiges vorab:

• Jahresbruttogehalt ca. 43.000€ (abhängig von der Qualifikation)

• 100% vor Ort

• Vollzeit (40h)

Ihre Aufgaben:

• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation der Bewirtung; verantwortliche Koordination der Belegung von Konferenzräumen einschließlich der Bestellung und Abstimmung von Catering-Services

• Bedienung und Verwaltung der zentralen Telefonanlage

• Unterstützung im Bereich Rechnungswesen durch Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen

• Planung, Organisation und Durchführung interner sowie externer Veranstaltungen

• Auswahl geeigneter Lieferanten sowie Einholung, Prüfung und Vergleich von Angeboten und Vertragsunterlagen

• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien sowie IT-Zubehör in Abstimmung mit den Fachabteilungen

• Pflege und redaktionelle Betreuung von Inhalten im firmeneigenen Intranet (Content Management)

• Organisation und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs

• Erstellung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen gemäß internen Richtlinien

• Funktion als Schnittstelle zu externen Dienstleistern, darunter Sicherheitsdienst, Reinigungspersonal und Hausverwaltung

• Unterstützung der Fachbereiche bei der Erstellung von Präsentationen sowie Versand von Unterlagen und Materialien

• Vorbereitung organisatorischer Maßnahmen zur Integration neuer Mitarbeitender (Onboarding-Prozess)

• Koordination der betrieblichen Ersthelfer- und Brandschutzbeauftragten sowie Organisation der erforderlichen Schulungen in enger Abstimmung mit der Hausverwaltung

• Weitere Tätigkeitsfelder können im üblichen Rahmen anfallen

Unsere Anforderungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung am Empfang
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre Bewerbung (Lebenslauf und Zeugnisse), die Sie uns bevorzugt per E‑Mail an senden. Vielen Dank

Susanne Palzkill

Site Managerin

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