EU- und Drittmittelkoordinator*in (m/w/d)

Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands führende Forschungs­einrichtung. Ihre 84 Institute betreiben weltweit führende Forschung in den Natur-, Lebens-, Sozial- und Geistes­wissenschaften und dienen der Gesellschaft durch wissenschaftliche Exzellenz.
Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) befindet sich auf dem Wissenschafts­campus Hamburg‑Bahrenfeld und erforscht künstliche Quanten­zustände jenseits des makroskopischen Gleichgewichts von Materie. Die atomaren und elektronischen Dynamiken werden gezielt mit ultraschnellen Lichtimpulsen und räumlicher Kontrolle über atomare Positionen gestaltet, um neue funktionale optische und elektronische Eigenschaften zu erzeugen. Das MPSD ist ein hochgradig internationales und vielfältiges Institut, in dem Wissenschaftler*innen aus über 30 Ländern zusammenarbeiten. Es besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die experimentelle und theoretische Forschung verbinden, und bietet ein dynamisches, kooperatives Forschungsumfeld.
Derzeit werden 15 laufende Drittmittel­projekte koordiniert und mehr als 10 Fellows aus unterschiedlichen Programmen betreut. Die Projekte decken vielfältige thematische Schwerpunkte ab und werden zum Teil in Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partner­institutionen umgesetzt. Darüber hinaus werden jährlich etwa 25 Förderanträge administrativ begleitet.

Beratung und Antragsbegleitung

• Beratung zu Förderprogrammen und Rahmenbedingungen (z. B. EU, DFG, Bund)
• Unterstützung von Wissenschaftler*innen bei der Planung und Erstellung von Drittmittelanträgen
• Qualitätssicherung der Antragsunterlagen und Koordination interner Prüfprozesse

Koordination der Drittmittel­prozesse im Institut

• Ansprechpartner*in für strategische und grundsätzliche Fragen des Drittmittelmanagements
• Entwicklung, Abstimmung und Umsetzung effizienter Verwaltungsabläufe
• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorgaben

Projekt- und Finanz­management

• Betreuung Drittmittelprojekte ab Bewilligung bis Abschluss
• Finanzcontrolling
• Unterstützung bei personalbezogenen Prozessen (national und international)
• Fristgerechte Erstellung von Berichten und Dokumentationen für Fördergeber
• Betreuung von Fellows und Projektmitarbeitenden

Zusammenarbeit und Kommunikation

• Enge Abstimmung mit Forschenden, Fachabteilungen der Verwaltung und externen Partnern
• Vermittlung zwischen Wissenschaft, Administration und Förderinstitutionen
• Vertretung des Instituts bei den relevanten Arbeitskreisen und Netzwerken

Ihr Profil

• Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Master/Diplom) in Naturwissenschaften, Verwaltungswissenschaften, Recht oder Wirtschaft
• Sie bringen erste Erfahrungen im Drittmittel‑ oder Forschungsmanagement mit – dies ist von Vorteil
• Idealerweise kennen Sie nationale und europäische Förderprogramme – insbesondere EU‑Formate
• Sie verfügen über Kenntnisse in Budget‑ und Finanzprozessen sowie im Umgang mit Förder‑ und Drittmitteln, die zu Ihren Stärken zählen
• Sie besitzen starke interkulturelle Kommunikations‑ und Beratungskompetenz
• Sie arbeiten strukturiert und verlässlich und freuen sich auf eine serviceorientierte Zusammenarbeit mit Forschenden
• Sie sprechen verhandlungssicher Englisch sowie sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind ein Plus
• Sie haben die Fähigkeit, sich fehlende Kenntnisse in den genannten Aufgabenbereichen zügig anzueignen und erfolgreich anzuwenden

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden interdisziplinär und international ausgerichteten Forschungsinstitut mit langfristiger Perspektive
• Ein angenehmes, kollegiales Arbeitsumfeld und ein moderner Arbeitsplatz in einem attraktiven Gebäude
• Ein breit gefächertes Angebot an individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten steht zur Verfügung
• Die Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik und wird von uns aktiv unterstützt
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Stelle mit der Option der Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Zuschuss zum Profiticket als Deutschland-Ticket
• Vergütung und Sozialleistungen je nach Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) sowie zusätzliche Altersversorgung (VBL)

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Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins. Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungs­portal. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 31. Dezember 2025 ein.