Executive Assistant / Assistenz der Bereichsleitung Corporate Services (m/w/d)

Die Position im Überblick

Der aus der VOX-Gründershow "Die Höhle der Löwen" bekannte Investor und Unternehmer Tillman Schulz sucht für seine Tochterunternehmen im Bereich Lebensmittel einen Executive Assistant für die Bereichsleitung Corporate Services.

Die MDS Holding

Ist eine expandierende und zukunftsorientierte Unternehmensgruppe mit Sitz im Süden von Dortmund. Wir beliefern Einzelhandelsketten in Europa und Übersee mit hochwertigen Lebensmitteln, Genussmitteln und Alltagsprodukten. Bei uns stehen ein modernes Arbeitsumfeld, ein respektvoller Austausch auf Augenhöhe sowie Innovation im Mittelpunkt.

Du suchst eine spannende Herausforderung im Bereich Corporate Services in einem international ausgerichteten Unternehmen? Du möchtest Deine organisatorischen und strategischen Fähigkeiten gezielt einsetzen und weiterentwickeln? Dann bist Du bei der MDS Holding genau richtig!

Wir suchen ab sofort eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d) für die Bereichsleitung Corporate Services.

In dieser vielseitigen, strategischen Schlüsselposition steuerst Du bereichsübergreifende Projekte mit strategischer Relevanz und sorgst für eine reibungslose Kommunikation zwischen internen und externen Stakeholdern, um die Weiterentwicklung des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Deine Aufgaben

• Als Executive Assistant unterstützt Du die Bereichsleitung in strategischen und operativen Themen.
• Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen Stakeholdern, Abteilungen und Einheiten der Firmengruppe und unterstützt bereichsübergreifende Initiativen, u.a. in Digitalisierung, Prozessoptimierung, Reporting sowie Personal- und Unternehmensplanung.
• Du übernimmst das Projekt-Backoffice für bereichsübergreifende Themen: Termin- und Maßnahmenmanagement, Status-Tracking, Monitoring sowie regelmäßige Übersichten/ Reportings.
• Du bereitest entscheidungs­vorbereitende Unterlagen (Präsentationen, Berichte, Entscheidungs­vorlagen) strukturiert auf.
• Du organisierst und begleitest Meetings end‑to‑end: Agenda, Unterlagen, Protokoll, Nachbereitung und konsequentes Nachhalten von Aktionspunkten.
• Du stellst einen reibungslosen Informationsfluss sicher (Abstimmungen, Follow‑ups, Stakeholder‑Updates) und sorgst für Transparenz im Tages‑ und Projektgeschäft.
• Du verantwortest ein strukturiertes Dokumenten- und Wissensmanagement (Vorlagen, Richtlinien, Präsentationen, Projektablagen/SharePoint) inkl. Versionierung.

Dein Profil

• Du hast Dein Studium der Wirtschaftswissenschaften oder eines verwandten Fachbereichs erfolgreich abgeschlossen.
• Du überzeugst mit professionellem Auftreten und einer schnellen Auffassungsgabe.
• Du begeisterst Dich für die Dynamik der Food‑Branche und möchtest aktiv Veränderungen mitgestalten.
• Du bewahrst auch in stressigen Situationen Ruhe, behältst den Überblick und arbeitest effizient.
• Du verfügst über eine ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie Problemlösungskompetenz und kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig souverän managen.
• Du bringst Erfahrung in der Planung und Leitung strategischer Initiativen mit und besitzt ein ausgeprägtes Verständnis für komplexe wirtschaftliche Zusammenhänge sowie Finanzkennzahlen.
• Du hast sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere in PowerPoint und Excel.
• Du verfügst über ausgezeichnete Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du arbeitest strukturiert und zeichnest Dich durch eine ausgeprägte Hands‑On-Mentalität aus.

Warum wir?

• Ein zukunftssicheres und innovatives Familienunternehmen.
• Hybrides Arbeiten: Die Möglichkeit, sowohl im Büro als auch mobil zu arbeiten, um Flexibilität und eine ausgewogene Work‑Life‑Balance zu gewährleisten.
• Karriereentwicklung: Klare Karrierewege und individuelle Weiterbildungen, um Deine berufliche und persönliche Entwicklung aktiv zu fördern.
• Flache Hierarchien: Schnelle Entscheidungswege und eine offene, innovative Unternehmenskultur, in der Du Deine Ideen einbringen kannst.
• Zukunftssicherheit: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem wachsenden, international agierenden Familienunternehmen.
• Betriebliche Altersvorsorge: Mit einem Arbeitgeberzuschuss, der Deine Zukunft absichert.
• Nachhaltigkeit und soziales Engagement: Wir setzen auf nachhaltige Geschäftsmodelle und fördern Initiativen, die einen positiven Beitrag zur Gesellschaft leisten.
• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz: Mit neuester Technik und einem inspirierenden Umfeld.
• 30 Tage Urlaub + 2 zusätzliche Tage: Damit Du genügend Zeit zur Erholung hast.

Bei der MDS Holding arbeitest du in einer starken Unternehmensgruppe, die internationale Trends in den deutschen Handel bringt – mit Verantwortung, Tempo und Verlässlichkeit.

Was uns besonders macht:

• Vielfalt & Stabilität: Seit über 20 Jahren vereinen wir erfolgreiche Unternehmen aus den Bereichen Food, Gesundheit, Kosmetik und Non‑Food unter einem Dach.
• Sinnvolle Arbeit: Wir bringen Produkte in Supermärkte und Apotheken, die Menschen täglich nutzen – vom Olivenöl bis zum Vitaminpräparat.
• Hands‑on-Mentalität: Bei uns kannst du Dinge bewegen, mitgestalten und Verantwortung übernehmen – unabhängig von deiner Position.
• International & dynamisch: Wir arbeiten global, reagieren schnell auf Veränderungen und wachsen kontinuierlich weiter.
• Verlässlichkeit: Wir halten unser Wort – gegenüber unseren Partnern genauso wie im Team.