Executive Assistant der Geschäftsführung

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt du die Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen und tragen wesentlich dazu bei, die Führungskräfte im Tagesgeschäft zu entlasten. Du koordinierst unter anderem E-Mails und Kalender, übernehmen Reiseplanungen sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings. In dieser Schlüsselfunktion agierst du als vertrauenswürdige Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, dem Team und externen Partnern und behalten Prioritäten sowie Fristen stets im Blick.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• E-Mail-Management: Vorauswahl des Posteingangs sowie eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails im Namen der Geschäftsführung.
• Kalender- und Terminorganisation: Pflege des Kalenders der Geschäftsführung und Koordination von Terminen, inklusive selbstständiger Lösung von Terminkonflikten.
• Reiseplanung und -abwicklung: Organisation von Dienstreisen (Buchung von Transport und Unterkunft) und Erstellung der Reisekostenabrechnungen.
• Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung: Erstellung von Agenden, Zusammenstellung relevanter Unterlagen, Protokollführung während Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und To-Dos.
• Projekt- und Aufgabenüberwachung: Unterstützung bei der Verfolgung laufender Projekte und Aufgaben ("Execution Monitoring"), um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen.
• Prioritäten- und To-do-Listen-Management: Führung von Prioritätenlisten und To-do-Listen der Geschäftsführung sowie proaktive Erinnerung an wichtige Deadlines und Aufgaben.
• Schnittstellenfunktion: Fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und die Unternehmenskultur positiv mitzugestalten.
• Unterstützung bei Entscheidungsfindung: Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für die Geschäftsführung.
• Allgemeine administrative Aufgaben: Übernahme von ad-hoc administrativen Projekten und Aufgaben, um die Geschäftsführung in allen Belangen proaktiv zu entlasten.

Requirements

• Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant.
• Sprachen: Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Technische Fähigkeiten: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und generelle IT-Affinität.
• Organisationstalent: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägtes Planungsvermögen.
• Zuverlässigkeit: Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Kommunikationsstärke: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, um als vertrauensvolle Schnittstelle zu agieren.
• Proaktivität: Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Rahmen der übertragenen Aufgaben eigenständig Entscheidungen zu treffen.
• Flexibilität: Belastbarkeit und Flexibilität, um in einem dynamischen Umfeld multiple Aufgaben gleichzeitig effektiv zu managen.

Benefits

• Sinnstiftende Arbeit: Wir entwickeln ein innovatives Medizinsoftware-Produkt, das das Gesundheitswesen nachhaltig verbessert – mit echtem Einfluss auf das Leben von Patient*innen und medizinischem Fachpersonal.
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