Executive Assistant ( •) mit natürlicher Intelligenz

Einleitung

Für den Geschäftsführer der Vertriebsgesellschaft einer Rechts‑KI‑Plattform suchen wir eine/n Executive Assistant mit beruflicher Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz und/oder Officemanagement. Unser Auftraggeber ist ein innovatives Legal‑Tech‑Startup eines etablierten Medienunternehmens mit einer starken Mission für die digitale Rechtsberatung der Zukunft.

Profil

Sie stehen hinter Ihrem Chef, aber oft auch über den Dingen. Als Executive Assistant halten Sie die Fäden diskret in der Hand und agieren geschickt, vorausschauend und souverän auf allen Ebenen der Organisation. Als administrativer Experte und organisatorisches Genie lieben Sie die Vielfältigkeit und Flexibilität Ihres Jobs ebenso wie die Verantwortlichkeit. Ihre Kommunikation und Ihr persönliches Auftreten sind professionell, freundlich und integer. Mit Sorgfalt und Effizienz entlasten Sie Ihren Chef und sorgen in dieser Schnittstellenposition für eine reibungslose Zusammenarbeit mit externen Partnern und im Team.

• Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Weiterbildung in Bereichen wie Kommunikation, Organisation, Projekt‑management, Wirtschaft, Verwaltung
• Branchenerfahrung im juristischen oder Beratungsumfeld ist von Vorteil
• Sicherer Umgang und Interesse an digitalen Tools: MS‑Office 365, SharePoint, Confluence, Salesforce CRM
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch

Aufgaben

Das Herzstück Ihres Tagesgeschäfts ist der perfekt gepflegte Terminkalender des Geschäftsführers. Sie priorisieren die Aufgaben aus den Bereichen Geschäftsführungsassistenz und Officemanagement:

• Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen, organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Terminmanagement, Reise- und Eventmanagement
• Organisation und Nachbereitung von Meetings der GF und im Team
• Interne und externe Kommunikation und Geschäftskorrespondenz deutsch/englisch
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Reports
• Protokollierung und Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben
• Begleitung von Projekten
• Bearbeitung von Verträgen, Rechnungen, Finanzen
• Unterstützung beim strukturellen Aufbau und bei der Optimierung der Ablauforganisation
• Mitarbeit bei HR‑Prozessen, Onboarding und Teamorganisation
• Schnittstelle zu internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern
• Facility Management

Vorteile

Die neu geschaffene Position in einem wachsenden Legal‑Tech‑Startup innerhalb etablierter Konzernstrukturen bietet Ihnen einen fruchtbaren Boden und Gestaltungsspielraum für den Einsatz Ihrer Erfahrung, Ideen und natürlichen Intelligenz. Erleben Sie Strategie, Markt und Kunden im Umfeld von Recht, Wirtschaft und Technologie in einem digitalen, flexiblen und hybriden Arbeitsumfeld. Nehmen Sie die Fäden in Ihre professionellen Hände und begleiten Sie den digitalen Wandel der Rechtsmärkte und das Schrumpfen der Aktenberge. Die Konditionen verhandeln Sie direkt mit unserem Kunden. Für Fragen vorab rufen Sie gern an.

Wenn Sie nicht auf Aktenberge stehen, sondern gern die Fäden in der Hand halten, dann nutzen Sie die Chance.

Kontaktinformationen

Wir inserieren im Auftrag unseres Kunden. Nutzen Sie die Möglichkeit, sich mit uns anonym und professionell bei Ihrem zukünftigen Arbeitgeber zu präsentieren. Wir unterstützen Ihren Wunsch nach beruflicher Veränderung mit Profiling und Bewerbungstraining und begleiteten Ihren Einstieg in die juristischen Berufe. Als zugelassener Träger der Arbeitsförderung nach AZAV bieten wir berufliches Einzelcoaching und private Arbeitsvermittlung als AVGS geförderte Maßnahme.

Bitte bewerben Sie sich per E‑Mail:

Zur Einhaltung der DSGVO und im Sinne unseres Qualitätsmanagements arbeiten wir mit einer Personalberatersoftware. Nach Eingang Ihrer Bewerbung bitten wir Sie um Ihr Einverständnis zur Datenspeicherung in unserem Talent Pool. Danach melden wir uns persönlich bei Ihnen.

EEO Statement

• Jede Person, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität, ist bei uns willkommen.