Executive Assistant (m/w/d)

Wir sind eine Digitalagentur mit Leidenschaft für sinnvolle digitale Transformation. Bei uns treffen Strategie, Design und Technologie aufeinander – und schaffen digitale Plattformen, die Unternehmen wirklich voranbringen. Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine engagierte Assistenz, die organisatorisch stark ist, den Überblick behält und Freude daran hat, Strukturen zu schaffen, in denen Menschen gerne arbeiten. Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund. Dabei übernimmst du eigenverantwortlich Aufgaben in folgenden Bereichen: Organisatorische und administrative UnterstützungTermin- und Reiseplanung, inklusive ReisekostenabrechnungenVorbereitung, Organisation und Nachbereitung von MeetingsErstellung und Pflege von Unterlagen, Präsentationen und ProtokollenKommunikation mit internen und externen AnsprechpartnernOffice Management & interne OrganisationSicherstellen eines reibungslosen Büroalltags für die GF – vom Empfang bis zur MaterialbeschaffungOrganisation und Verwaltung der Büroabläufe, Infrastruktur und Ausstattung, Sekretariat, analoge und digitale AktenablagePlanung und Koordination interner Events (z. B. “Dienstagslunch”, Meetups, “Märchenstunde”, Sommer-/Weihnachtsfeier)Unterstützung im HR (Urlaub, Krankheit, On-/Offboarding)Finanzielle und administrative AufgabenVorbereitende Buchhaltung in Zusammenarbeit mit SteuerberatungVerwaltung von Eingangsrechnungen, Belegen und AuslagenUnterstützung beim Controlling und ReportingMehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer Agentur oder einem dynamischen UmfeldAusgeprägtes Organisationstalent und selbstständige, strukturierte ArbeitsweiseVerbindliches, freundliches Auftreten und Freude an TeamarbeitSicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Office, Google Workspace, Slack, Datev Unternehmen Online)Optional wünschenswert: Teamleader, Confluence, KI-Anwendungen wie ChatGPT, aufgeschlossen und neugierig für digitale HelferSehr gute sprachliche Fähigkeiten in Deutsch und EnglischWas dich erwartet Ein herzliches, kreatives Team und ein inspirierendes ArbeitsumfeldFlache Hierarchien, offene Kommunikation und kurze EntscheidungswegeEigenverantwortliches Arbeiten mit viel GestaltungsspielraumFlexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, auch hybrid zu arbeiten Please note: We welcome direct applications from candidates. We kindly ask recruitment agencies to refrain from contacting us by telephone. Wir sind Basilicom. Als Digitalagentur unterstützen wir Unternehmen strategisch und technisch bei der Umsetzung ihrer Digitalprojekte. Wir schaffen Plattformen für PIM, E-Commerce und Customer Experience. Wir sind Pimcore Agentur Nr. 1 in Deutschland. Interesse an weiteren Informationen zu unserer Mission, unseren Werten und unseren Projekten? Bewirb dich jetzt unkompliziert bei uns oder melde Dich gerne direkt bei Kolja, unserem Recruiting Manager, unter +49 30 / 69 5660 7346. Wir freuen uns auf dich!