Executive Assistant (m/w/d) für die Geschäftsleitung

Dein neuer Arbeitsplatz am schönsten Ort der Welt: Stralsund! Du packst Aufgaben aktiv an, denkst eigenständig mit und behältst auch in dynamischen Situationen stets den Überblick. Wir, der Corporate Rates Club (CRC), sind seit über 27 Jahren Experten für die Abwicklung von Hotelbuchungen und Hotelabrechnungen für kostenbewusste Unternehmen mit Geschäftsreise- und Tagungspotenzial.

Unser Geschäft wächst jedes Jahr sehr dynamisch.

Um dieses Wachstum weiterhin erfolgreich zu gestalten, suchen wir dich als Executive Assistant (m/w/d) für die Geschäftsleitung. In dieser Schlüsselposition übernimmst du eigenverantwortlich die Koordination von Terminen, Meetings und Projekten, organisierst wichtige Sitzungen und Quartalsmeetings und unterstützt die Geschäftsleitung bei strategischen Aufgaben. Du bereitest Entscheidungsgrundlagen auf, erstellst aussagekräftige Reports und Präsentationen und trägst dazu bei, dass Projekte effizient umgesetzt werden.

Seit Januar 2023 ist der CRC Teil der S4BT-Unternehmensgruppe, die mehrere Unternehmen an europäischen Standorten umfasst, sodass du auch die übergreifenden Strukturen und Prozesse der Gruppe berücksichtigst. Als zentrale Schnittstelle zwischen Management, Team und externen Partnern gestaltest du aktiv Abläufe mit, bringst eigene Ideen ein und sorgst dafür, dass die Geschäftsleitung jederzeit bestens vorbereitet und handlungsfähig ist – sei es bei internationalen Abstimmungen,der Organisation von Events oder in laufenden Projekten.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsleitung und Management bei der Terminkoordination, Planung und Abwicklung von Dienstreisen
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Besuchsterminen (inkl. Vor- und Nachbereitung)
• Erstellung und Aufarbeitung von Präsentationen, Statistiken und Reporting
• Verantwortung für die Pflege und Prüfung projektbezogener KPI-Termine, Protokolle und Confluence-Seiten
• Organisation und Koordination von Quartalsmeetings sowie laufende Abstimmung mit dem Standort Paris zu vielfältigen Projektthemen
• Koordination von Events, an denen das Unternehmen teilnimmt (z.B.: Dienstreisenplanung; Abstimmungsmeetings mit Veranstaltern)
• Mitwirkung im Projektmanagement sowie Übernahme eigener Teilaufgaben und Koordination von Projektschritten

Unsere Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches oder wirtschaftspsychologisches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften und in der eigenverantwortlichen Organisation administrativer und projektbezogener Abläufe
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
• Schnelle Auffassungsgabe, gute Merkfähigkeit und sehr gutes Zeitmanagement
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Vertraulichkeit und Verschwiegenheit
• Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen
• Sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Zusammenarbeitstools (z. B. Slack, Microsoft Teams, Online-Telefonie)

Das bieten wir:

• Unbefristete Vollzeitstelle mit 30 Tage Urlaub
• Lohnoptimierte Auszahlung (mehr Netto vom Brutto)
• Mobiles Arbeiten auch von zu Hause (nach Verfügbarkeit)
• Offenes, sympathisches Arbeitsklima im Team
• Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mitarbeiter-Benefits wie Getränke, Obst und Massage
• Betriebliche und saisonale Firmenfeiern
• Pausenraum mit Aktiv - und Chill-Ecke
• kostenfreier Stellplatz für Auto/Fahrrad/Motorrad
• Persönlichen Arbeitsplatz
• Dienstradleasing über BusinessBike möglich
• Corporate Benefits Vorteilsportal