Executive Assistant (m/w/d) (Vollzeit/Teilzeit)

Über Recare

Als eines der führenden deutschen HealthTech-Unternehmen gestalten wir das Entlassmanagement neu – technologiegetrieben, patientenzentriert und frei von Bürokratie. Neben unserer marktführenden SaaS-Plattform entwickeln wir KI-Lösungen, die Prozesse in Kliniken und bei Nachversorgern radikal vereinfachen, Fachkräfte entlasten und den Fokus zurück auf die Patientinnen und Patienten legen. Bereits heute vernetzen wir zwei Drittel aller deutschen Krankenhäuser mit über 650 Rehakliniken und 25.000 Pflege- und Homecare-Anbietern. Mit aktuell rund 90 Mitarbeitenden wachsen wir weiter – und suchen Menschen mit Haltung, die das Gesundheitssystem mit uns verbessern wollen.

Abteilung: CEO-Office | Berichtslinie: Chief of Staff | Arbeitszeiten: Vollzeit oder Teilzeit möglich

Über die Rolle

Das CEO Office sucht eine/n Assistent/in der Geschäftsleitung zur Unterstützung des CEO und des Chief of Staff sowie der Direktorenebene bei Recare. Die Rolle ist bewusst gleichmäßig auf zwei Verantwortungsbereiche aufgeteilt und bietet die Möglichkeit, ein generalistisches Profil aufzubauen, eng mit der obersten Führungsebene des Unternehmens zusammenzuarbeiten und interdisziplinäre Einblicke in alle Abteilungen zu erlangen.

Das erwartet dich als Executive Assistant (m/w/d)

• Arbeit mit Purpose – Deine Tätigkeit hat positiven Einfluss auf Patientinnen und Patienten, ihre Angehörigen und medizinische Fachkräfte im Gesundheitswesen.
• Unternehmenskultur – Wir setzen auf flache Hierarchien, die eine hohe Performance und eine starke Teamdynamik fördern. Wir pflegen einen Umgang, der von gegenseitigem Respekt, Loyalität und Anerkennung geprägt ist, und streben gemeinsam nach unseren Zielen und erwarten das Gleiche von dir.
• Flexibilität – Möchtest du dein Kind aus der Kita abholen? Machst du gerne Sport in der Mittagspause? Wir unterstützen dich dabei. Wir sind ein Remote-freundliches Unternehmen, bei dem du – unter Berücksichtigung der Erreichbarkeit unserer Kunden – flexible Arbeitszeiten hast. Nach Absprache kannst du gerne auch Workations machen.
• Edenred-Karte – die du nach deinen Bedürfnissen nutzen kannst.
• Zusatz-Urlaubstag – Damit du deinen Geburtstag mit deinen Liebsten feiern kannst, hast du ihn frei.

Verantwortungsbereich 1: Administrative Ownership des CEO Office (ca. 50%)

Direkte Unterstützung des CEO

• Vollständiges Kalender- und Terminmanagement
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen
• Koordination externer Termine und Events in Zusammenarbeit mit dem Marketing-Team
• Übernahme kleinerer operativer Aufgabenpakete (Recherche, Dokumentenerstellung, externe Kommunikation)

Strategische Unterstützung des Chief of Staff / Prokuristen

• Operative Unterstützung bei strategischen Projekten, Management-Formaten, Zielverfolgung und Entscheidungsprozessen
• Unterstützung bei Kommunikationsinitiativen (z. B. All-Hands-Meetings) sowie bei der Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings
• Pflege und Qualitätssicherung zentraler Wissensdatenbanken (Notion) sowie Vertragsdatenbanken (Contract Hero) in Zusammenarbeit mit dem General Counsel
• Planung und Durchführung von Management-Events („Admin Weeks“, Management Retreats etc.)

Verantwortungsbereich 2: Administrative & operative Unterstützung des Director-Levels und der Organisation (ca. 50%)

Support für das Führungsteam

• Administrative Unterstützung der vier Directors (Product, Tech, Revenue & Growth, Finance) im Tagesgeschäft
• Organisation von Team-Events, Sprints und bereichsübergreifenden Initiativen Hinweis: Keine klassische Sekretariatsrolle – die Directors managen ihre eigenen Kalender. Gemeinsame Leadership-Formate und strategische Initiativen werden jedoch zentral von dir organisiert und qualitätsgesichert.

Unternehmensweite administrative Koordination

• Ansprechpartner:in für Verfügbarkeiten von CEO und Chief of Staff sowie organisatorische Abstimmungen im gesamten Unternehmen

So stellen wir uns dich als Executive Assistant (m/w/d) vor:

Organisatorische Exzellenz

• Erfahrung im Management komplexer Kalender und in der Reiseplanung
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten parallel zu managen

Strategisches Verständnis

• Verständnis für strategische Zusammenhänge und Geschäftsprozesse
• Hohe Eigenständigkeit und Entscheidungsfähigkeit im administrativen Bereich
• Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Kommunikation & Zusammenarbeit

• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen
• Serviceorientierung und professionelles Auftreten
• Teamplayer mit hoher sozialer Kompetenz

Sprachkenntnisse

• Fließende Deutschkenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse

Praktische Anforderungen

• Remote-fähige Arbeitsweise
• Bereitschaft, temporär strategische Verantwortung während der Elternzeit des Chief of Staff zu übernehmen
• Schnelle Verfügbarkeit für einen zeitnahen Start
• Digitale Affinität und natürlicher Umgang mit der G‑Suite, Slack und Notion als häufig genutze Tools im Unternehmen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!