Executive Assistant & Office Management (m/w/d)

Deine Rolle

Du bist Organisationstalent, Vertrauensperson und zentrale Schnittstelle zugleich. In deiner Rolle unterstützt du unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft und verantwortest gleichzeitig zentrale Office-, Administrations- und Organisationsprozesse. Dabei arbeitest du eigenständig, vorausschauend und mit einem hohen Maß an Diskretion.

Wer wir sind

Wir sind der führende SAP Gold Partner für den Mittelstand der Lebensmittelbranche in der Region DACH. Seit 2008 unterstützen wir unsere namhaften Kunden aus dem Mittelstand bei der Digitalisierung von Prozessen und liefern nachhaltige Wettbewerbsvorteile für ihren Unternehmenserfolg. Unsere Standorte befinden sich in München, Berlin, Unna und Hermsdorf.

Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings – organisatorisch und inhaltlich
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Office Management & Organisation

• Verantwortung für den reibungslosen Büroalltag (Post, Telefonzentrale, Materialbestellungen)
• Organisation und Betreuung von Arbeitsplätzen
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Handwerker, Facility Management)
• Pflege und Weiterentwicklung von Ablage- und Organisationssystemen

Administration, Prozesse & Reisekosten

• Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Kreditkartenabrechnungen
• Hauptansprechpartner*in für Reisekostenabrechnungen
• Betreuung und Weiterentwicklung des Reisekostenprozesses in Concur
• Durchführung von Schulungen und Unterstützung der Mitarbeitenden im Umgang mit Concur
• Koordination mit dem Steuerberater, insbesondere bei Reisekosten und Abrechnungen
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Berichten

Arbeitssicherheit & interne Koordination

• Organisation und Koordination von Themen rund um Arbeitssicherheit
• Ansprechpartner*in für interne Beteiligte und externe Dienstleister
• Unterstützung bei Dokumentation, Terminen und Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit
• Sicherstellung strukturierter Abläufe und Fristen

Kommunikation & Schnittstellenfunktion

• Erste Anlaufstelle für interne Teams sowie externe Ansprechpartner
• Professioneller, diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherstellung klarer Kommunikation und reibungsloser Abläufe

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Verlässlichkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Idealerweise Erfahrung mit Reisekostenabrechnungssystemen (z. B. Concur)
• Freundliches, souveränes Auftreten und klare Kommunikationsfähigkeit

Das bieten wir dir

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit klarer Zuständigkeit
• Ein wertschätzendes, professionelles Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und moderne Arbeitsbedingungen

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gern mit Angabe deines frühestmöglichen Starttermins und deiner Gehaltsvorstellung.