Executive Assistant & Operations Manager (m/w/d)

Ich suche eine persönliche Assistenz, die meine Unternehmensgruppe (Bildungsträger, Immobilien, Beteiligungen) administrativ zusammenhält. Sie sind meine vertrauensvolle rechte Hand, Finanz-Controller und Immobilien-Verwalter in einem.

Ihre Aufgaben – Vielfältig & Anspruchsvoll:

Finanzen & Controlling:

• Vorbereitende Buchhaltung für alle Firmen (Belege digitalisieren, vorkontieren).
• Erstellung der monatlichen Rechnungen an Agenturen und Jobcenter (höchste Sorgfalt nötig!).
• Vorbereitung/Durchführung der Umsatzsteuervoranmeldungen.
• Prüfung der Stundenzettel der Mitarbeiter und Vorbereitung der Lohnabrechnung.

Qualitätsmanagement AZAV:

• Sie kontrollieren die Dokumentation unserer Coaches auf Vollständigkeit (Revisionssicherheit). Sie sind die letzte Hürde, bevor eine Akte geschlossen wird.

Immobilienverwaltung:

• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen.
• Koordination von Handwerkern und Wahrnehmung von Besichtigungsterminen bei Mieterwechseln.

Office & Persönliches:

• Management meines komplexen Kalenders und E-Mail-Postfachs.
• Präsenz im Büro Brühl (ca. 2x die Woche): Nach dem Rechten sehen, Post bearbeiten.
• Gezielte Besorgungen und private Entlastung der Geschäftsführung.

Das bringen Sie mit:

• Zahlenverständnis: Sie haben Erfahrung in der Buchhaltung und wissen, was eine USt-VA ist. Begriffe wie "AVGS-Abrechnung" oder "Nebenkostenumlage" schrecken Sie nicht ab, sondern spornen Sie an.
• fehlende Erfahrung können Sie durch die Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten, ausgleichen
• Struktur: Sie lieben Checklisten. Wenn Sie Dokumente prüfen, finden Sie jeden Fehler.
• Flexibilität: Sie können teils im Home-Office arbeiten, sind aber für Besichtigungen oder Bürotage in Brühl mobil (Führerschein notwendig).
• Diskretion: Sie haben Einblick in Vermögenswerte und Personalakten. Loyalität ist Ihre wichtigste Währung.

Wir bieten:

• Eine echte Vertrauensposition mit tiefer Einsicht in das Unternehmertum.
• Hohe Digitalisierung (Microsoft 365, Lexoffice, SharePoint).
• Flexible Zeiteinteilung (außer bei festen Terminen).

Haben Sie Lust auf die Herausforderung? Dann schicken Sie mir keine 08/15-Bewerbungsmappe. Schreiben Sie mir eine Nachricht/E-Mail (gerne auch kurz und knackig), warum Sie genau die/der Richtige für diese vertrauensvolle Position sind, und fügen Sie Ihren Lebenslauf bei.