Executive Assistant / PA (m/w/d)

Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält.In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unseren CEOs den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst Strukturen, in denen unser Team sein volles Potenzial entfalten kann. Du arbeitest nah an der Geschäftsführung, bist zentrale Anlaufstelle fürs Team und verbindest operative Exzellenz mit einem Gespür für Menschen, Prozesse und Kultur.Kurz gesagt: Ohne dich läuft nichts – und mit dir läuft alles besser.AufgabenYour daily business:Du gestaltest das Onboarding neuer Teammitglieder und sorgst für einen starken StartDu leitest das interne Recruiting und führst erste KennenlerngesprächeDu erstellst und koordinierst Mitarbeiterverträge, behältst Lohn- und Gehaltsthemen im Blick und arbeitest eng mit Steuerberatung & HR zusammenDu hältst unser Office am Laufen – organisiert, strukturiert und mit Liebe zum DetailDu bist erste Anlaufstelle für unser Team und hast immer ein offenes OhrDu entlastest die CEOs im operativen TagesgeschäftDu bereitest Meetings, Termine und interne Abstimmungen vorDu kümmerst dich um die vorbereitende BuchhaltungDu bringst Struktur in operative Themen wie Datenschutz, Karriereseite, Arbeitsschutz & Co.Du unterstützt Social Media & interne Kommunikation dort, wo Organisation und Content zusammenkommenDu planst und koordinierst Events & Offsites – von Ibiza bis KapstadtKurz gesagt: Du bist die gute Seele der Agentur und sorgst dafür, dass alles rund läuftQualifikationWas du mitbringst:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare QualifikationMehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager:in, Operations- oder Team-Assistenz – idealerweise im Agentur-, Start-up- oder dynamischen UnternehmensumfeldSehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an EigenverantwortungStrukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise – du denkst mit, voraus und weiterAusgeprägte Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten auf allen EbenenErfahrung im Umgang mit Mitarbeiterverträgen, vorbereitender Buchhaltung sowie HR-nahen ThemenSicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Google Workspace, Excel, LexOffice o. Ä.)Grundverständnis für Social Media, Content-Prozesse und interne KommunikationDiskretion, Loyalität und ein hohes Maß an VertrauenswürdigkeitSehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und SchriftBenefitsWas wir dir bieten:Überdurchschnittliches Fixgehalt, das deiner Rolle und Verantwortung entspricht500€ jährliches Gesundheitsbudget oder alternativ ein Zuschuss zum WellpassRegelmäßige Weiterbildungsangebote – intern sowie durch externe Expert:innenNeueste Apple-GeräteEine gelebte Feedback-Kultur mit echtem Raum für Innovation und MitgestaltungEin modernes, neu gestaltetes OfficeMonatliche Team- und GrillabendeEine professionelle, fokussierte Arbeitsatmosphäre mit viel Raum für persönliche und fachliche EntwicklungFür uns selbstverständlich:Ein strukturiertes und intensives OnboardingOffene Kommunikation und klare FeedbacksGive to get -> gibst du hier alles, kümmern wir uns um deinen Erfolg