Executive Assistant / Personal Assistant (m / w / d)

Overview

Standort: Berlin (Zentrale Lage) | Vollzeit | Unbefristet

Für ein führendes, international agierendes Unternehmen aus der Event- und Entertainmentbranche suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant / Personal Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung. Wenn Sie sich in einem energiegeladenen Umfeld mit spannenden Künstlern, globalen Projekten und hochkarätigen Veranstaltungen zu Hause fühlen – dann ist das Ihre Bühne!

Responsibilities

In dieser vielseitigen Rolle sind Sie die organisatorische und kommunikative Schaltzentrale der Geschäftsführung – mit einem Mix aus klassischer Assistenz, Projektkoordination und persönlicher Unterstützung.

Ihre Aufgaben umfassen u. a.:

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen, organisatorischen und teilweise auch privaten Angelegenheiten
• Kalender- und Terminmanagement, Reiseplanung und -buchung, Koordination von Meetings und Kommunikation mit internen und externen Partnern
• Eigenständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch – auch mit internationalen Künstlern, Managements und Agenturen
• Operative Projektunterstützung im Rahmen großer Events, Festivals und Tourneen (z. B. Akkreditierungen, Gästebetreuung, Künstlerkoordination)
• Organisation und Verwaltung von Vertrags- und Freigabemappen, Posteingang und Datenmanagement
• Abstimmung von Konzertterminen und Tourplänen, enge Zusammenarbeit mit Teams in Deutschland und dem Ausland
• Unterstützung bei persönlichen Aufgaben (z. B. Koordination von Arztterminen, Reisebuchungen, Organisation privater Termine und Events)

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder im Event-/Entertainmentbereich
• Sehr gute Englischkenntnisse, da Sie regelmäßig mit internationalen Partnern und Künstlern kommunizieren
• Ein strukturiertes, lösungsorientiertes und verbindliches Auftreten – auch in dynamischen Situationen
• Ausgeprägte Organisationstalente und Freude daran, mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren
• Hohe Eigenständigkeit, Belastbarkeit und Diskretion
• Eine positive, kommunikative Persönlichkeit, die souverän mit unterschiedlichsten Menschen umgeht – vom Tourmanager bis zum CEO
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge aktiv mitzugestalten

Benefits

• Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz im Herzen Berlins mit modernen Büroräumen und hochwertiger Ausstattung (u. a. Apple-Equipment, höhenverstellbare Schreibtische)
• Sehr gute Gehaltsstruktur
• Eine vertrauensvolle, enge Zusammenarbeit mit den Gründern
• 30 Urlaubstage plus zusätzliche freie Tage bei Eventteilnahmen
• Seltene Reisetätigkeit, hauptsächlich zu großen Veranstaltungen und Festivals
• Flatere Hierarchien, ein internationales Team und ein Arbeitsumfeld, das geprägt ist von Dynamik, Kreativität und gegenseitigem Respekt
• Attraktive Event-Benefits und Vergünstigungen über ein Partnerprogramm

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