Executive Assistant to CEO and Founder

Verantwortungsvolle Aufgabe für eine souveräne, internationale Management Assistant

München/ Vollzeit / Hybrid

Unser Mandant ist ein spezialisierter Personaldienstleister, der weltweit sehr erfolgreich Top-ExpertInnen vermittelt. Das schafft dieses Unternehmen, indem die Mannschaft mit viel Drive und einem Team, das an einem Strang zieht und dabei jeden Erfolg feiert. Es ist ein Arbeitgeber, der den Mitarbeitenden beste Voraussetzungen schafft, um sich in Team und im Job wohlzufühlen und zu Höchstleistung bereit ist. Ein Arbeitgeber mit einem starken Wertegerüst, der Unternehmenskultur und Teamgeist lebt.

Rund 40 Mitarbeitende am Standort

Gehaltsrahmen zwischen €65.000 – €80.000 per annum

Das ist eine breite Spanne abhängig von relevanter Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position

München, Lehel

• Weiterbildung : Maßgeschneiderte Maßnahmen zur individuellen Weiterentwicklung mit einem Budget bis zu 500 EUR für Dich persönlich und bis zu 500 EUR für fachliche Fortbildungen
• Events : Regelmäßige Feste wie Sommerfest, Wiesn & Weihnachtsfeier
• JobLunch : bis zu 115 EUR Zuschuss zu Deinem Mittagessen
• Corporate Benefits : Zahlreiche Vergünstigungen & Rabatte
• Urlaub : 30 Urlaubstage und bis zu 5 zusätzliche unbezahlte Tage
• Office Dogs : Hunde sind herzlich willkommen
• Je länger Du im Unternehmen bist, desto flexibler bist Du, wo und wann Du arbeitest. Und nach 6 Monaten Einarbeitungszeit gibt es auch vermehrt die Möglichkeit auf Remote-Work.
• Ein kollegiales Team mit viel Drive und Humor
• Eine sehr vielschichtige, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit. Perfekt für eine/n MacherIn, die/der mit der richtigen Attitude beherzt an immer wieder neue Herausforderungen herangeht

In deiner Rolle als Executive Assistant unterstützt du den Inhaber im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslosläuft:

• Als persönliche Assistenz des Gesamtgeschäftsführers und Gründers übernimmst sämtliche administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts und verantwortest den Posteingang sowie die Termin- und Kalenderkoordination des Inhabers.
• Als zentrale Schnittstelle kommunizierst du souverän mit internen und externen Ansprechpartnern und führst die schriftliche und mündliche Korrespondenz eigenständig in Deutsch und Englisch.
• Du hältst die Fäden zusammen: Du behältst den Überblick über laufende Prozesse und Projekte, trackst den aktuellen Status und verfolgst offene Punkte konsequent nach.
• Darüber hinaus unterstützt du das Office Management bei allen relevanten organisatorischen und administrativen Themen und bringst dich proaktiv ein.
• Du organisierst Meetings und bereitest diese inhaltlich vor und nach.
• Du hast den vollständigen Überblick über die Versicherungen der Gesellschaften und stellst deren ordnungsgemäße Verwaltung sicher.
• Du agierst als Sparrings Partner des Geschäftsführers auf Augenhöhe.
• Du hast eine solide Ausbildung im kaufmännischen oder betriebswirtschaftlichen Bereich mit mehrjähriger Erfahrung als Assistenz auf Management-Ebene, idealerweise mit Erfahrung aus den Bereichen Konsum-/Luxusgüter, Mode, Immobilien oder Beratung
• Du beherrscht Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und hast sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du bist fit im Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Du hast eine sehr schnelle Auffassungsgabe gepaart mit einem hohen Maß an Genauigkeit, einer absolut zuverlässigen, selbständigen und flexiblen Arbeitsweise
• Du agierst unternehmerisch, hast einen Growth Mindset, schaust über den Tellerrand hinaus und bietest Lösungen an
• Du bist intrinsisch motiviert, interessiert und hast Rückgrat
• Du bist flexibel in Deiner Denke und kannst Dich auf Persönlichkeiten und Bedürfnisse immer wieder neu einstellen
• Du agierst pro-aktiv, arbeitest strukturierter und genau, um eine Vielzahl parallel laufender Aufgaben und Projekte souverän zu managen
• Kommunikation ist Deine Stärke – mit positiver Ausstrahlung und Drive
• Du bietest ein selbstbewusster, kollegialer Team Player mit Charme und Humor

Wir suchen eine erfahrene, souveräne Vollblut-Assistenz, die eine starke Unternehmerpersönlichkeit breit aufgestellt unterstützen möchte und bereit ist, die Extra-Meile zu gehen. Das gilt im Sinne von Flexibilität, wie auch für inhaltliche Themen und neue Aufgaben. Ein hoher Anspruch an die eigene Arbeit, Verantwortungsbewusstsein und die richtige Arbeitseinstellung machen hier den Unterschied.