Executive Assistant to CEO (gn) – Kreatives Umfeld

Stellenbeschreibung:

Als spezialisierte Personalberatung unterstützen wir ein wachsendes, kreatives Unternehmen aus Berlin bei der Besetzung einer Schlüsselrolle im Herzen des Führungsteams. Das Unternehmen vereint rund 100 Mitarbeitende an drei Standorten und bewegt sich an der spannenden Schnittstelle zwischen Design, Kunst, Events und Markeninszenierung .

Für das Berliner Head Office suchen wir eine Executive Assistant to CEO (gn) , die eng, vertrauensvoll und auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung arbeitet. In dieser Rolle halten Sie den Rücken frei, strukturieren einen dynamischen Arbeitsalltag und bringen betriebswirtschaftliches Verständnis in ein Umfeld, das von kreativer Energie geprägt ist.

Als Executive Assistant sind Sie organisatorischer Dreh- und Angelpunkt rund um die CEO. Sie koordinieren Projekte, schaffen Klarheit in komplexen Themen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen dafür, dass Ideen, Abläufe und Prioritäten im Tagesgeschäft zusammenlaufen.

Sie arbeiten dabei sowohl im Büro in Berlin-Kreuzberg als auch in einem kreativen Atelierstandort , an dem Kunst, Events und Design ineinandergreifen.

Administrative Exzellenz

Koordination und Priorisierung von Terminen, Anfragen und Aufgaben
Vorbereitung von Meetings und Entscheidungsvorlagen
Sicherstellung eines geordneten Tagesablaufs im abwechslungsreichen Umfeld

Projekt- & Workflow-Management

Eigenständige Steuerung und Umsetzung von Projekten
Professionelle Schnittstellenkommunikation im gesamten Unternehmen
Effizientes Stakeholdermanagement

Finance & Compliance

Austausch mit Steuerkanzleien, Versicherungen, Banken und Anwälten
Aufbereitung und Analyse von Finanzdaten, Auswertungen und Excel-Tabellen
Sicherer Umgang mit formalen Themen und „Behördendeutsch“

Struktur & Prozessoptimierung

Analyse und Optimierung bestehender Workflows
Schaffen von Ordnung in kreativen und komplexen Themenfeldern
Diskrete Übernahme sensibler Aufgaben

Sparringspartner der Geschäftsführung

Vorbereiten und Strukturieren von Entscheidungen
Kritisches Hinterfragen, Mitdenken und Priorisieren
Balance zwischen kreativer Freiheit und strukturiertem Arbeiten

Qualifikationen

Kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Assistenzbereich
Sehr gutes Zahlenverständnis und sicher im Umgang mit Finanz- & Steuerunterlagen
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
Kommunikationsstark – mit Steuerberatern, internen Teams und Geschäftspartnern gleichermaßen
Proaktiv, lösungsorientiert und souverän auch in dynamischen Phasen
Loyalität, Diskretion und Verlässlichkeit sind für Sie selbstverständlich
Technikaffin und sicher im Umgang mit digitalen Tools
Führerschein wünschenswert
Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse