Executive Assistant to CEO (m/w/d)

Deine Mission bei ucm:

Du bist die verlässliche rechte Hand des CEOs.
Du sorgst für Struktur, Priorität und digitale Effizienz.
Du baust smarte Systeme, die Wachstum ermöglichen.

Die Zukunft der Arbeitswelt:

ucm.agency ist eine der führenden Workforce Solutions für studentisches Personal in Deutschland. Wir verbinden Technologie, Matching-Kompetenz und operative Exzellenz. Unser Anspruch ist es, eine AI-first Company zu werden. Dafür brauchen wir klare Strukturen und starke operative Unterstützung auf C-Level.

Deine Aufgaben:

• Steuerung von Kalender, Inbox und Prioritäten
• Vorbereitung von Meetings, Entscheidungsgrundlagen und Offsites
• Aufbau strukturierter Workflows in Confluence, Notion, Trello oder anderen Organisationstools
• idealerweise Automatisierung wiederkehrender Prozesse mit Zapier und AI Tools
• Koordination interner und externer Kommunikation
• Unterstützung bei ausgewählten administrativen persönlichen Themen

Das bringst du mit:

• Erste Erfahrung in Assistenz, Operations oder Administration
• Hohe digitale Kompetenz und Tool-Affinität
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gutes Deutsch (C2/nativ) und gutes Englisch (min. B2)
• Freude an Effizienz, Klarheit und Automatisierung
• Wunsch, langfristig als vertrauensvolle Assistenz zu wirken

Warum ucm:

• Leadership Exposure: Du arbeitest direkt mit dem CEO – ohne Umwege, mit Vertrauen und Verantwortung.

• High-Speed Operations: Du steuerst Kalender, Kommunikation, Legal- & Strukturthemen – auf Augenhöhe und mit Überblick.

• Cross-funktionale Projekte: Innerhalb der ersten 6 Monate begleitest du Projekte in Business Administration, Operations, Legal oder Structure – selbstständig, disziplinübergreifend, umsetzungsstark.

• Kultur, die Klarheit liebt: Du wirst Teil eines Teams, das Verantwortung übernimmt, Qualität lebt und Geschwindigkeit schätzt – ohne Ego, aber mit Exzellenz.

• Attraktives Package mit Entwicklungsspielraum: Dich erwartet ein Grundgehalt von 45.000 bis 60.000 €. Wir zahlen nicht nur nach Lebenslauf, sondern nach dem Impact, den du bei uns erzeugst.

Dein Bewerbungsprozess:

• Erstgespräch (30 Minuten, telefonisch): Du sprichst mit einer Person aus unserem People Team. Es geht um deinen Hintergrund, deine Motivation – und um erste Fragen zur Rolle, zur Kultur und zu ucm.
• Deep Dive mit dem CEO (45 Minuten): Hier geht’s ans Eingemachte: Wir sprechen über konkrete Situationen, Priorisierung, Kommunikation, Entscheidungslogik. Du bekommst ein klares Gefühl für die Rolle – und wir für deinen Stil.
• Assessment und Live Case (120 Minuten, vor Ort): Ein realistisches Mini-Case aus dem Alltag. Keine Folien, keine Theorie – sondern eine echte Situation, wie du sie übernehmen würdest.