Executive Assistant to CTO (w/m/d, Teilzeit 18-22h/Woche)

Stellenbeschreibung:

Organisation. Struktur. Verlässlichkeit.

Du hast ein Händchen für Organisation, denkst mit und erkennst, was gebraucht wird, bevor es jemand ausspricht? Du behältst auch dann den Überblick, wenn es mal unübersichtlich wird – und sorgst für Klarheit und Struktur im Hintergrund?

Dann unterstütze unseren CTO als smarte, strukturierte Assistenzkraft in Teilzeit (18-22Stunden/Woche) – und halte ihm bei all seinen Projekten und Themen den Rücken frei.

***Wichtig: Lieber potenzieller Neu-smappie, bitte beachte, dass wir ab dem im Urlaub sind und zwischen den Jahren geschlossen haben. Daher werden wir uns erst im kommenden Jahr bei dir melden. Wir wünschen dir tolle Feiertage und einen guten Rutsch in 2026. :) ***

Was bieten wir?

New Work leben: Finde deinen idealen Arbeitsort- und deine bevorzugte Arbeitszeit, plane deine Workation im EU-Ausland nach Absprache und probiere neue Wege der Zusammenarbeit aus - Camping, Ferienwohnung, Café oder der heimische Balkon sind nur einige von vielen Möglichkeiten.
Arbeiten am Puls der Zeit: Arbeit mit modernen Tools, Methoden und Equipment in einem spannenden Aufgabenfeld.
New-Work-Budget: Dir fehlt im Homeoffice noch ein zusätzlicher Screen, höhenverstellbarer Schreibtisch oder Bürostuhl? Nutze hierfür dein individuelles smapOne-Ausstattungsbudget.
Hybrid and remote Work: Kicker, Tischtennis, Yoga u.v.m. Unsere modernen Offices in Dresden, Hannover, Ulm und Ravensburg bieten dir viel Abwechslung sowie live und in Farbe - du hast allerdings keine "Office-Pflicht". Ist dein Privatleben besser remote lebbar, mach das gerne.
Lebenslanges Lernen: 1:1-Termine für deine persönliche Weiterentwicklung, "Masterplan" und unsere Company-Bibliothek mit Fachbüchern auf Wunsch.
Stepbysteponboard: Dich erwartet ein strukturiertes, herzliches Onboarding, ein persönliches Mentoring sowie ein offenes Team.
Bleibende Momente: companyweite Offsites, regelmäßig Teamabende und Standortevents laden zum Vernetzen und Socializenein.
Merch: Lass dich überraschen!
Vorteilsportal: Portal für Angestellte, um bei über 400 Partnerunternehmen bis zu 60 Prozent zu sparen.
Beratung zur Altersvorsorge: Wir bieten dir eine kostenfreie Beratung bei unserem externen Versicherungsexperten sowie einen Zuschuss zu deiner betrieblichen Altersvorsorge an.
Eurorad: Bleib mobil und unterstütze deine Gesundheit mit unseren Eurorad-Leasing-Angeboten.

Was solltest du mitbringen?

Erfahrung: Mehrjährige Tätigkeit als Assistenz auf Management-Level – idealerweise im digitalen Umfeld oder in einem Tech-Unternehmen.
Reisebereitschaft: Bereitschaft zu ca. 2–3 Reisetagen pro Quartal (z.B. für Offsitesoder relevante CTO-Termine).
Moderne Arbeitsweise: Ein offenes Mindset für digitale Tools, agile Arbeitsmethoden und moderne Formen der Zusammenarbeit im hybriden Umfeld.
Sprachkompetenz: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind ein Plus.
Proaktive Arbeitsweise: Eigenständiges Erkennen von Bedarfen und Herausforderungen – mit klarem Fokus auf Lösungen und reibungslose Abläufe, auch in dynamischen Phasen.
Struktur & Genauigkeit: Ausgeprägte Organisationsstärke, hohes Qualitätsbewusstsein und ein feines Gespür für Details.
Digitale Tools: Souveräner Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Planner, OneNote, PowerPoint).

Das sind deine spannenden Aufgaben

Kalender & Prioritäten: Planung, Pflege und Priorisierung des Kalenders – inklusive Terminabsprachen und Vorbereitungen mit internen wie externen Kontakten.
Postfach-Management: Sichtung, Sortierung und Bearbeitung eingehender E-Mails im Postfach des CTO sowie Führen von Korrespondenz im Auftrag.
Aufgaben- & To-do-Tracking: To-dos, Beschlüsse und Deadlines stets im Blick – inklusive aktiver Nachverfolgung über Tools wie Planner oder OneNote.
Reiseplanung & Abrechnung: Effiziente Organisation von Geschäftsreisen – von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung.
Kommunikation & Schnittstellen: Funktion als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kontakte; strukturierte Weitergabe von Informationen und aktives Nachhalten von Rückmeldungen.
Meeting-Vor- & Nachbereitung: Erstellung von Agenden, Aufbereitung relevanter Unterlagen sowie Dokumentation von Entscheidungen und Follow-ups.
Administrative Unterstützung: Mitarbeit bei der Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und Prozessen sowie Pflege interner Ablagestrukturen.

Über smapOne

Wer sind wir?

Seit 2014 hilft smapOne Menschen und Organisationen dabei, spielerisch und aus eigener Kraft Digitalisierung zu gestalten. Dabei liefern wir mit unserer Plattform nicht nur ein Tool, das es ermöglicht ganz ohne Programmierkenntnisse Apps zu erstellen, sondern begleiten unsere Kunden eng bei ihren Digitalisierungsprojekten. So versetzen wir alle in die Lage, Prozesse selbst zu digitalisieren, entlasten IT-Experts und entfesseln das digitale Potential, das in Organisationen schlummert.

Unter dem Leitspruch "Digital Power to the People" arbeiten wir täglich daran, Digitalisierung für alle zugänglich zu machen – ob von einer unserer Niederlassungen in Dresden, Hannover oder Ulm oder von zahlreichen Remote-Arbeitsplätzen aus. Sei auch du Teil unseres Teams!