Executive Assistant to the Management (m/w/d)

Über MultiBase

MultiBase ist ein BI-Unternehmen im Wandel: von einer klassischen Beratung hin zu einem High‑Performance Product & Enablement Business, angetrieben von unserem eigenen IP für datengetriebene Entscheidungen.

Wir arbeiten Remote‑First , aber diese Rolle ist bewusst Office‑gebunden :
Du bist mindestens zweimal pro Woche vor Ort in Gilching (mind. halbtags). Du kümmerst dich um die operativen Abläufe, bist Ansprechpartner für Office‑ und Finance‑Themen und stellst sicher, dass dafür alles organisiert ist.

Einmal im Quartal kommt das gesamte Team zu unseren Office Weeks nach Gilching, du sorgst dafür, dass diese reibungslos ablaufen.

Für diese Reise brauchen wir jemanden, der uns den Rücken freihält, für Ordnung und reibungslose Abläufe sorgt, damit wir schnell vorankommen und uns auf das konzentrieren können, was wir am besten können.

Wenn du gern Verantwortung übernimmst, lieber Strukturen schaffst als Chaos verwaltest und Probleme aktiv anpackst statt abzuwarten, wirst du dich bei uns schnell zu Hause fühlen.

Deine Rolle

Dies ist keine klassische Office‑Management‑Rolle und auch kein Backoffice‑Job. Es ist eine High‑Leverage Executive Assistant Position , die eng mit den beiden Geschäftsführern arbeitet und die interne Schlagkraft von MultiBase maßgeblich erhöht.

Du bist der operative Fixpunkt für Finance‑Admin, HR‑Organisation, Office‑Struktur sowie die geschäftliche und persönliche Entlastung der Geschäftsführung.

Kurz: Du schaffst Klarheit, Priorität, Struktur und Geschwindigkeit, jeden Tag.

Aufgaben

1. Finance & Accounting Operations (ca. 20%)

• Verantwortlich für das Invoicing inkl. Nachverfolgung (cashflow‑kritisch).
• Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater. Nur eine vorbereitende Buchhaltung.
• Budgettracking über unser internes Tool.
• Unterstützung beim Angebotswesen (Vorbereitung, Struktur, Zuarbeit).

2. Office & Operations Management (ca. 20%)

• Lizenzverwaltung (Bestellung, Tracking, Optimierung, keine Doppelkäufe).
• IT‑Administration in Zusammenarbeit mit dem IT‑Team (Zugänge, Berechtigungen, Accounts).
• HR‑Administrative Aufgaben: Dokumente, Verträge, Onboarding‑Koordination.
• Post‑ & Paketmanagement im Office Gilching.
• Sicherstellung von Struktur, Ordnung und reibungslosen Abläufen im Büro.
• Organisation und operative Durchführung der quartalsweisen Office Weeks.

3. Executive & Personal Assistant Aufgaben (ca. 60%)

• Vorausschauende Zuarbeit für die Gründer (z. B. Angebotsvorbereitung).
• Leichtes Kalender‑Management.
• Termin- und Reiseplanung (geschäftlich & privat).
• Organisation privater Themen wie Arzttermine, Versicherungen und sonstige persönliche Organisation.

Ergebnisse, an denen du gemessen wirst

• Rechnungen werden pünktlich, korrekt und autonom erstellt.
• Die Gründer verbringen deutlich weniger Zeit mit administrativen oder privaten To‑Dos.
• Das Office läuft stabil; Prozesse sind klar dokumentiert und funktionieren.
• Lizenzen, Accounts und Tools sind strukturiert, aktuell und effizient gemanagt.
• Termine, Reisen und Abstimmungen laufen reibungslos.
• Du reduzierst Komplexität, schaffst Übersicht und fängst Themen ab, bevor sie eskalieren.

Qualifikation

Was dich ausmacht

Must‑Have

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant/Office Manager/Operative Assistenz.
• Stark in Finance‑Admin und vorbereitender Buchhaltung.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Genauigkeit.
• Absolute Diskretion.
• Deutsch und Englisch fließend.
• Sehr gute Kenntnisse in M365 und modernen Tools sowie eine Affinität zu KI‑Tools.
• Hohe Stressresistenz, Tempo‑Kompatibilität, schnelle Reaktionszeiten.
• Company‑First Mindset: Du handelst im Sinne des Unternehmens

Nice‑to‑Have

• Erfahrung in wachsenden oder transformierenden Organisationen.
• Erfahrung in Tech‑, Data‑ oder Consulting‑Umfeldern.
• Fähigkeit, Prozesse zu automatisieren oder effizienter zu gestalten.

Wer in dieser Rolle scheitert

Diese Rolle ist nicht für dich, wenn du:

• ein 9‑to‑5‑Mindset hast oder feste Grenzen priorisierst;
• Aufgaben nur auf Zuruf erledigst statt vorausschauend zu arbeiten;
• Harmonie oder Mitarbeiterbefindlichkeiten über Unternehmensinteressen stellst;
• Ordnung, Struktur und Verantwortung nicht liebst;
• direktes Feedback persönlich nimmst;
• nicht bereit bist, hohe Standards zu leben;
• „Dienst nach Vorschrift“ bevorzugst.

Benefits

Was wir anbieten

• Gehalt: 60.000 - 80.000 € (abhängig von deiner Seniorität und deinem Impact).
• Klare Ownership, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Eine Schlüsselrolle in einer spannenden Transformation.
• Entwicklungsmöglichkeiten Richtung Operations Lead oder Chief of Staff.
• Moderne Arbeitskultur, hoher Anspruch, ehrliches Feedback.
• Benefits: Edenred, Wellpass, Jobticket, Remote‑First, Bonussystem.

Klingt nach dir?

Dann möchten wir dich kennenlernen.

Schick uns bitte Lebenslauf + ein kurzes Motivationsstatement (max. 5 Sätze):
Warum genau du in dieser Rolle die Gründer massiv entlasten wirst?

Zusätzliche Screening‑Frage (Pflicht):

Beschreibe eine Situation, in der du eine unpopuläre, aber für das Unternehmen richtige Entscheidung getroffen oder unterstützt hast. Warum war sie notwendig?