Executive & Personal Assistant (m/w/d) auf Minijob-Basis (556/Monat)

Ich bin freiberuflicher Organisationsarchitekt und Unternehmensberater und suche ab sofort eine:n Executive & Personal Assistant, die:der mich operativ aus dem Backoffice heraus entlastet und Lust hat, Strukturen mit aufzubauen, mitzudenken und Verantwortung zu übernehmen.

Ich arbeite in der Skalierungsphase, also kleines, direktes Setup mit engem Austausch und schnellen Entscheidungen.

Aufgaben

• Organisation und Pflege interner Abläufe und Projekte in Odoo
• Verwaltung und Aktualisierung des CRM-Systems (Kund:innenpflege, Follow-ups, Terminkoordination)
• Unterstützung in administrativen Prozessen (z. B. Angebots- und Rechnungswesen, Buchhaltungsvorbereitung)
• Strukturierung von Dokumenten, Aufgabenlisten und Terminen in MS365 und Google Workspace
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Angeboten und Reports
• Allgemeine Backoffice-Organisation und Abstimmung mit externen Partner:innen (z. B. Steuerberatung, Freiberuflern, etc.)

Qualifikation

• Erste Erfahrung im Assistenz-, Backoffice- oder Projektumfeld (kein Muss)
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Office-Tools (MS 365, Google Workspace; idealerweise Odoo)
• Freude daran, Ordnung zu schaffen, Prozesse zu verbessern und Dinge zu Ende zu bringen
• Verbindliche, professionelle Kommunikation auf Deutsch (Englisch nice to have)
• Diskretion, Eigeninitiative und Lust, in einem kleinen, direkten Setup zu arbeiten

Benefits

• Hoher Remoteanteil mit nur 1× pro Quartal fix vor Ort und bei Bedarf bei weiteren Einzeleinsätzen
• Top Mac-Hardware zur Verfügung gestellt
• 28 Tage Urlaub auf Vollzeitäquivalent-Basis
• 1 zusätzlicher Urlaubstag für ehrenamtliche Tätigkeiten
• Perspektive auf Übernahme in eine Teilzeit- oder Vollzeitrolle bei guter Zusammenarbeit
• Möglichkeit, aktiv an der Skalierung eines Unternehmens mitzuwirken und Strukturen mitzugestalten

Ich freue mich auf deine Bewerbung, gerne direkt per Du .
Ein Anschreiben ist optional, ein CV reicht aus. Schick mir gerne auch direkt dein LinkedIn Profil mit.

Bitte gib in deiner Bewerbung dein Wunschgehalt pro Stunde sowie deine Verfügbarkeit an.