Expert Office Management (m/w/d)

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Unsere Kundenfirma ist ein innovatives globales Gesundheitsunternehmen, das zur nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft beiträgt. Das Unternehmen erforscht, entwickelt und liefert neue Standards in der Gesundheitsversorgung, um die Lebensqualität der Menschen weltweit zu verbessern. Mit mehr als 120 Jahren Erfahrung nutzt unsere Kundenfirma seine erstklassige Forschung und Technologie, um neue Behandlungsmethoden und innovative Medikamente für Menschen mit Krebs, Herz‑Kreislauf‑ und anderen Erkrankungen zu entwickeln, für die es bisher nur unzureichende oder keine Behandlungsmöglichkeiten gibt.

Ihre Aufgaben:

Sie unterstützen den europäischen Bereich der globalen Technology Unit eines international führenden Pharmaunternehmens und sorgen gemeinsam mit einem engagierten Team für reibungslose Abläufe im operativen Tagesgeschäft. In dieser vielseitigen Rolle verbinden Sie Organisationstalent mit einer proaktiven Hands‑on‑Mentalität:

• Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben
• Sie planen, koordinieren und begleiten interne sowie externe Meetings, Besuchertermine und Veranstaltungen – inklusive Nachbereitung und Abrechnung
• Sie unterstützen aktiv das Onboarding neuer Teammitglieder und sorgen für einen professionellen Start
• Sie pflegen und aktualisieren verschiedene Verwaltungs‑, Management‑ und IT‑Systeme
• Sie unterstützen in der kaufmännischen Sachbearbeitung, insbesondere bei Bestellabwicklung und Rechnungsprüfung
• Sie arbeiten proaktiv mit internen Schnittstellen zusammen
• Sie wirken in Projekten, Arbeitsgruppen sowie bei der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen mit
• Ihre persönliche Anwesenheit stellt einen reibungslosen Ablauf vor Ort sicher

Ihr Profil:

Fachliche und persönliche Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – alternativ mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in der Team‑ oder Projektassistenz und/oder Sachbearbeitung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung und ein serviceorientiertes Mindset
• Strukturierte, selbständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise mit hoher Organisations‑ und Eigenverantwortung
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook, MS Forms und Word
• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations‑Tools wie MS Teams, SharePoint, Confluence o. Ä.
• Hohe IT‑Affinität sowie Offenheit gegenüber neuen Tools, Systemen und Arbeitsweisen
• Erfahrung mit SAP S/4HANA und SharePoint von Vorteil

Bewerbung und Rückfragen:

Wir freuen uns auf Bewerbungen (unter Angabe von Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung) gerne per E‑Mail an oder über unser Bewerbungsmodul auf dieser Seite.

Für Fragen steht Frau Kamp gerne unter der Telefonnummer +49 841  zur Verfügung.

Beim hier angegebenen Gehalt sind unter Umständen nicht alle Bestandteile (bspw. Branchenzuschläge, Weihnachtsgeld, Schicht‑Boni o. Ä.) berücksichtigt. Das verbindliche Gehalt ist im persönlichen Gespräch zu klären.

Weitere Informationen finden Sie unter horizon.de

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst: