Externes Projektcontrolling (Freelance)

Über den Job

Für das u-institut suchen wir eine/n Freelancer:in für das Projektcontrolling.

Der KreativBund - Bundeszentrum Kultur- und Kreativwirtschaft bringt Unternehmer*innentum, Kreativität und Transformation zusammen. Wir informieren über die neusten unternehmerischen Entwicklungen in der Kultur- und Kreativwirtschaft und gestalten den Austausch mit Politik und Gesellschaft. Als Raum für Innovation fördern wir branchen-übergreifende Zusammenarbeit, Experimente und mutige Ideen zu wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Zukunftsthemen wie Fachkräftemangel, Klimakrise oder Digitalisierung.

Wir suchen keine klassische Controlling-Rolle, sondern ein pragmatisches, projektbezogenes Projektcontrolling mit Fokus auf operativer Budgetsteuerung bewilligter Projektmittel.

Deine Aufgabenbereiche umfassen:

• Operative Budgetsteuerung: Du pflegst und entwickelst die zentrale Projekt-Budgetübersicht (Gesamtprojekt, Arbeitspakete, Kostenkategorien) weiter, führst regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche durch und erstellst laufende Forecasts zur voraussichtlichen Budgetausschöpfung.

• Abstimmung & Koordination: Du stimmst dich regelmäßig mit Projektleitung und Teams ab, führst quartalsweise Budgetgespräche mit Bereichen, forderst aktuelle Planungen bei Budgethalter:innen ein und machst Über- und Unterdeckungen inklusive Handlungsoptionen transparent.

• Jahreszyklus & Abschluss: Du begleitest den Jahreszyklus, analysierst im Sommer ungebundene Mittel und schlägst Umverteilungen vor, steuerst im Herbst die Ausschöpfung und sorgst zum Jahresende für Klarheit über verplante vs. abgerechnete Mittel sowie Abschlusslogiken.

• Struktur & Prozessverbesserung: Du vereinfachst bestehende Excel-Strukturen, entwickelst teamtaugliche Budget-Templates weiter und verbesserst Budgetprozesse kontinuierlich in Abstimmung mit der Projektleitung.

Über dich

Wir suchen eine:n erfahrene:n Projektcontroller:in oder Finance-Generalist:in mit Projektfokus, der/die operative Budgetsteuerung eigenständig übernehmen kann. Konkret:

• Erfahrung im Projektcontrolling: Du hast Erfahrung im operativen Projekt- oder Budgetcontrolling und kannst Budgets pragmatisch steuern - inklusive Soll-Ist-Abgleichen, Forecasts und Kostenkategorien.

• Excel & Budgetsetups: Du nutzt Excel sehr sicher (Struktur, Formeln, Übersichtlichkeit) und kannst Budgettabellen so bauen, dass sie verständlich, belastbar und entscheidungsrelevant für das Projekt sind.

• Vorbereitung von Budgetentscheidungen: Du erstellst Forecasts und zeigst Abweichungen und Budgetlogiken verständlich auf, sodass Projektleitung und Abteilungen auf dieser Basis gut entscheiden können.

• Gute Kommunikationsfähigkeiten: Du arbeitest freundlich mit Budgetverantwortlichen in den Teams zusammen, forderst Zahlen kollegial ein und kannst Budgetlogiken auch gegenüber Nicht-Controller:innen erklären.

• Strukturiert & verlässlich: Du bringst Erfahrung in der Strukturierung von Budget- und Abstimmungsprozessen mit und arbeitest dabei präzise und verlässlich.

• Schnittstellenkompetenz: Du arbeitest mit Projektleitung (Hauptansprechperson), Budgetverantwortlichen in den Bereichen sowie Buchhaltung (Abrechnung) zusammen und kennst die Grundlagen von Rechnungs- und Abrechnungsprozessen (Moss/Datev).

Bewirb dich

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen. Bei der Personalauswahl interessiert uns dein individueller Werdegang und deine Persönlichkeit. Besonders möchten wir dich ermutigen, dich bei uns zu bewerben, wenn du von einer oder mehreren Formen der Diskriminierung negativ betroffen bist.

Wir erkennen an, dass unsere Arbeit nicht losgelöst von gesellschaftlichen Machtverhältnissen und externen Einflussen stattfindet. Wir bewegen uns in einem Umfeld, das Diversität stark herausfordert – umso wichtiger ist es für uns, im Team klar und transparent zu kommunizieren und den Dialog aktiv zu suchen.

Ein verbindlicher Code of Conduct (aktuell in Überarbeitung) sowie eine externe Awareness-Person unterstützen uns dabei, einen Raum zu gestalten, in dem gegenseitige Unterstützung nicht nur gewünscht, sondern aktiv gelebt wird. Daher laden wir alle Mitarbeitenden und Bewerbenden ein, sich mit dem Code of Conduct auseinanderzusetzen und mit uns ins Gespräch zu kommen.

Unsere Büroräume weisen einige mögliche Barrieren auf. Wenn du dich vor deiner Bewerbung darüber informieren möchtest, wende dich gerne an Wir setzen uns dafür ein, allen Menschen die bestmöglichen Arbeitsbedingungen zu bieten und arbeiten gerne an individuellen Lösungen.

Wir sind gespannt auf deine Bewerbung!