Finance & Accounting Manager (m/w/d) - Buchhaltung

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Stellenbeschreibung:

Finance & Accounting Manager (m/w/d) - Buchhaltung

Apply for the Finance & Accounting Manager (m/w/d) - Buchhaltung role at Tomorrow University of Applied Sciences.

About The Company

Tomorrow University: A Next-Generation University for Impactful Careers. Education is the most powerful lever for driving the transition to a sustainable society. That’s why we’ve built a university dedicated to educating and empowering change‑makers of tomorrow. We offer accredited degree programs designed to equip learners with 21st‑century competencies while providing access to a world‑class network of experts to maximize their impact. As a remote‑first institution, we use technology and AI to enable flexible, personalised learning – accessible from anywhere in the world. We are proud to be the first EdTech startup in Europe with a fully state‑recognised university licence and to be ranked among the top 20 EdTech startups globally.

Remote Work

All of our positions are completely remote but our working hours are Central European Time (+/- 2h).

Rollenbeschreibung

Gesamtverantwortung & Schnittstellen
Gesamtverantwortung für Finance & Accounting beider Gesellschaften
Hauptansprechpartner*in und Schnittstelle zu Steuerberatung und Payroll Agencies (in enger Zusammenarbeit mit HR)
Banken (Volksbank, Wise, UnitPlus)
Behörden (Finanzamt, DRV, Statistikämter)
ggf. Hochschulpartnern (z. B. Abrechnungen)
internen Teams (Operations, Program Delivery, Management)
Tool‑Support für Spendesk und Stripe
Operative Buchhaltung & Monatsabschluss (DATEV)
Laufende Buchhaltung und Pflege des Hauptbuchs
Verbuchung und Kontrolle aller Bankkonten (Volksbank, Wise, PayPal, Stripe, UnitPlus)
Pflege und Abstimmung der Bankanbindungen (z. B. DUO)
Bearbeitung der Eingangsrechnungen über Spendesk
Prüfung von Belegen und Reimbursements
Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen
Klärung von Unstimmigkeiten mit Lieferanten
Pflege des Anlagevermögens
Payroll‑Importe (Inland und Ausland) in DATEV
Bearbeitung von Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Zahlungseingängen (Stripe, SevDesk)
Bildung von ARAP und PRAP inkl. Nutzung bestehender Tools und Templates
Intercompany Buchungen (z. B. Workation)
Kontenabstimmungen, OPOS‑Abstimmungen, Klärung fehlender Belege sowie Bewirtungs‑ und Reisekosten

Monatsabschluss

Bildung von Abgrenzungen und Rückstellungen (Marketing, Freelancer, Program Delivery etc.)
Erstellung eines internen Account Reviews je Monat
Abstimmung der offenen Posten (Debitoren und Kreditoren)
Liquiditätsmanagement
Laufende Planung und Steuerung der Liquidität
Transfers zwischen Volksbank, Wise und UnitPlus
Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit, insbesondere für Payroll
Monitoring der Einzahlungen und Rückzahlungen im Rahmen von Programmen (z. B. Deposits, Preisgelder)
Payroll & Sozialabgaben
Vorbereitung der Unterlagen für die Lohnbuchhaltung (Inland und Ausland)
Erstellung von Importfiles für DATEV
Vorbereitung und Ausführung der Sammelüberweisungen für Gehälter, Steuern und Sozialabgaben
Debitoren‑ und Zahlungsmanagement (insbesondere Stripe)
Anlage und Pflege von Rechnungen und Subscriptions in Stripe
Monitoring und Klärung von Fehlermeldungen, Refunds, Credit Notes und Failed Payments
Systematische Bearbeitung offener Posten
Unterstützung bei der Revenue Reconciliation und Weiterentwicklung der Prozesse
Ansprechpartner*in für Studierende bei Rückfragen zu Rechnungen und Zahlungen
Erstellung von Übersichten zu Rechnungen und Zahlungsverläufen in komplexeren Fällen
Kreditoren & Procurement
Prüfung und Freigabe von Spendesk Requests
Zuordnung zu Kostenstellen und Sicherstellung einer sauberen Kostenstruktur
Kontrolle und Pflege der aktiven Subscriptions
Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen (Wise, Volksbank)
Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern
Pflege und Aktualisierung der Approval Workflows
Anpassung von Tool Ownern und Teamstrukturen in Spendesk
Controlling & Reporting
Pflege und Weiterentwicklung unseres Financial Controlling Masters
Monatliches Update der internen Reportingsheets (z. B. Mirror Sheets)
Vorbereitung von Investor Reports
Aktualisierung von Program Delivery Budget Reviews
Ermittlung und Kommentierung des monatlichen Cashburn
Vorbereitung von Quartalsreports für ausgewählte Investoren (z. B. Sparkmind, Emerge)
Jahresabschlüsse
Vorbereitung der Jahresabschlüsse beider Gesellschaften inklusive Arbeitsunterlagen
Enge Zusammenarbeit mit der Steuerberatung bei der Erstellung der Abschlüsse
Beantwortung von Rückfragen von Investoren zu Jahresabschlüssen und Abweichungen zum Reporting
Steuern, Statistiken & regulatorische Meldungen
Erstellung und Prüfung der Umsatzsteuer‑Voranmeldungen (monatlich und quartalsweise)
Verantwortung für AWV Meldungen und sonstige statistische Meldungen
Ansprechpartner*in für Finanzamt, DRV und andere Behörden
Unterstützung bei Themen wie Forschungszulagen und Förderanträgen in Zusammenarbeit mit externen Partnern
Erstellung und Übermittlung von Finanz‑ und Personalstatistiken (z. B. IDEV)
Administrative Themen & Sonderprojekte
Organisation und Verteilung des physischen Posteingangs
Koordination von Sonderthemen wie Adressänderungen, Förderungen oder externen Prüfungen
Mitarbeit an Prozessverbesserungen und Sonderprojekten im Finance Bereich

Dein Profil

Mehrjährige praktische Erfahrung im Bereich Finance & Accounting, idealerweise in einem Startup oder Scale‑up
Sehr gute Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung nach HGB und im Monats‑ und Jahresabschluss
Sicherer Umgang mit DATEV sowie Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. Spendesk, Stripe, Onlinebanken)
Hohe Zahlenaffinität und strukturierte, genaue Arbeitsweise
Freude an Prozessaufbau und -optimierung
Kommunikationsstark auf Deutsch (sehr gut) und Englisch (gut)
Proaktive, eigenverantwortliche Persönlichkeit, die Dinge vorantreibt und gerne Verantwortung übernimmt

Was Uns Wichtig Ist

Ownership & Eigenständigkeit: du packst Dinge an und bringst sie vorwärts
Teamorientierung: gern im Team arbeiten – über Rollen und Disziplinen hinweg
Klare und bewusste Kommunikation: weißt, wie du unterschiedliche Menschen erreichst
Neugierig, ehrlich und wachstumsorientiert: lernst gern dazu und denkst offen
Proaktiv & motiviert: bringst Energie und Schwung in deine Themen
Umsetzungsstark: große Ideen sind super, aber du machst sie auch real
Leidenschaft für Nachhaltigkeit, Unternehmertum & Technologie: und möchtest etwas für die Zukunft verändern

Perks & Benefits

Direkter Impact auf den Erfolg und die Stabilität eines wachstumsstarken Impact‑EdTech‑Unternehmens
Enge Zusammenarbeit mit Management, HR und Program Teams
Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsfreiheit in deinem Bereich
Flexible, remote‑freundliche Arbeitsumgebung
Ein wertebasiertes Umfeld mit Fokus auf Nachhaltigkeit, Bildung und Zukunftskompetenzen

Arbeite von überall, jederzeit

Unsere flexible Arbeitskultur gibt dir die Freiheit, deinen Tag so zu gestalten, wie es für dich am besten passt. Mit unserem Co‑Working‑Budget kannst du überall arbeiten, dich vernetzen und neue Energie tanken.

Wachse mit uns

Bei Tomorrow University leben wir lifelong learning. Du bekommst Zugang zu unseren innovativen Programmen und wirst Teil einer Kultur, die dein persönliches und professionelles Wachstum fördert.

Entdecke die Welt mit dem Team

Zweimal im Jahr bringen wir das ganze Team für eine einwöchige Workation in Europa zusammen. Denk an gemeinsame Erlebnisse, kreative Sessions, neue Impulse – in inspirierenden Umgebungen.