Finance & HR Admin Manager

Wir suchen eine/n Finance & HR Admin Manager/in für unser Berliner Team. Sie sind jemand, der/die es liebt, im Mittelpunkt einer kleinen Organisation zu stehen, funktionsübergreifend zu arbeiten, wesentliche Infrastrukturen aufzubauen und zu pflegen, auf die das gesamte Team angewiesen ist, und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft. Diese Stelle ist verantwortlich für unsere finanzielle Compliance und unser Finanzmanagement sowie für den HR-Betrieb innerhalb einer werteorientierten, internationalen gemeinnützigen Organisation. Diese Rolle verbindet strategisches Denken auf Managementebene mit praktischer Verantwortung. Mit mindestens fünf Jahren direkter Erfahrung im Finanzmanagement stellen Sie die finanzielle Compliance sicher und verbessern die Effizienz und Genauigkeit aller Finanzaufgaben. Sie sind außerdem verantwortlich für die Erstellung regelmäßiger Berichte für Geldgeber und Partner sowie dafür, dass interne Quartals- und Liquiditätsberichte zeitgerecht und korrekt erstellt werden. Sie übernehmen die vollständige Verantwortung für die HR-Funktion auf operativer Ebene. Obwohl frühere HR-Erfahrung nicht zwingend erforderlich ist, sollten Sie eng mit einem HR-Team zusammengearbeitet haben, was Ihnen ein fundiertes Verständnis der HR-Politikentwicklung, der Pflege des HR-Handbuchs sowie der Verwaltung von Personalrekrutierung, Onboarding, Offboarding und Vertragsgestaltung gemäß dem deutschen Arbeitsrecht vermittelt hat. Darüber hinaus koordinieren Sie die Gehaltsabrechnung mit unserem externen Lohnbuchhaltungsdienstleister. Die Stelle erfordert jemanden, der/die gleichermaßen in der Lage ist, das Senior Management Team in finanziellen Planungs- und Organisationsrisikobelangen zu beraten als auch alltägliche Aufgaben zu erledigen. Sie müssen enge Beziehungen sowohl zur Geschäftsleitung als auch zu den Mitarbeitenden aufbauen und als unterstützende und verlässliche Ansprechperson innerhalb der Organisation agieren. Sie werden von einer Teilzeit-Buchhalterin bzw. einem Teilzeit-Buchhalter unterstützt, der/die mit unserem Buchhaltungsdienstleister zusammenarbeitet, Beschaffungsverfahren verwaltet und bei der Berichterstattung und Prüfung unterstützt. Da es keine untergeordnete HR-Unterstützung gibt, ist ein pragmatischer, detailorientierter und eigenverantwortlicher Ansatz unerlässlich. Diese Stelle erfordert eine nachgewiesene Erfolgsbilanz im Bereich Finanzen innerhalb einer kleinen Organisation, ein gutes Verständnis des deutschen regulatorischen, arbeitsrechtlichen und gemeinnützigen Rahmens (oder die Bereitschaft, diesen zu erlernen) sowie die Flexibilität, auf verschiedenen operativen Ebenen zu agieren. Als internationale gemeinnützige Organisation ist Englisch die Arbeitssprache der Organisation; für diese Stelle ist jedoch muttersprachliches Deutsch oder umfangreiche Finanzerfahrung im deutschen Regulierungsrahmen erforderlich. Der/Die Finance & HR Operations Manager/in berichtet an den Deputy Director, der Teil des Senior Management Teams ist.

Hauptaufgaben

• Finanzmanagement:
  • Leitung des Finanzmanagements der Organisation unter Gewährleistung von Transparenz, Compliance und Nachhaltigkeit.
  • Oversight der Budgetierungsprozesse in Zusammenarbeit mit dem/der Deputy Director/in; Überwachung von Organisations- und Projektbudgets mit regelmäßiger Finanzanalyse und -prognose.
  • Erstellung von Finanzberichten für die Geschäftsführung, den Vorstand und Geldgeber.
  • Koordination des Jahresabschlusses gemeinsam mit dem/der Buchhalter/in und Funktion als Hauptansprechperson für externe Prüfer/innen und Steuerberater/innen.
  • Betreuung und Anleitung des/der Buchhalters/in unter Gewährleistung kontinuierlicher Personalentwicklung sowie Sicherstellung der Einhaltung von Buchhaltungsstandards, Beschaffungsverfahren und internen Finanzkontrollen.
  • Sicherstellung der Einhaltung des deutschen und niederländischen Gemeinnützigkeitsrechts und der Finanzvorschriften, des deutschen Arbeitsrechts sowie der Geberauflagen.
• HR-Admin:
  • Eigenverantwortliche Verwaltung aller HR-Admin, einschließlich der Erstellung von Verträgen, der Koordination der Gehaltsabrechnung mit einem externen Dienstleister, der Pflege von Personalakten und der Einhaltung gesetzlicher Fristen.
  • Koordination von Rekrutierungsprozessen, Onboarding und Offboarding.
  • Unterstützung und Weiterentwicklung von Leistungsbeurteilungs- und Mitarbeiteranerkennungsprozessen.
  • Funktion als vertrauenswürdige Ansprechperson für beschäftigungsbezogene Angelegenheiten und Gehaltsfragen, Beratung von Linienvorgesetzten und ggf. Weiterleitung sensibler Themen.
  • Beitrag zur Organisationsentwicklung, Mitarbeiterengagement-Initiativen und Teamwohlbefinden (einschließlich Mitarbeiterbefragungen, Veranstaltungen und internen Wissensaustausch-Formaten).

Anforderungsprofil

• Solider beruflicher Hintergrund im Finanzbereich mit mindestens 5 Jahren Erfahrung auf Managementebene, unterstützt durch einen Universitätsabschluss in Finanzen (oder gleichwertig). Ein Masterabschluss wird bevorzugt.
• Muttersprachliches Deutsch und fließendes Englisch (in Wort und Schrift). Englisch ist unsere Betriebssprache, die Kommunikation mit Finanzbehörden, Prüfer/innen und Dienstleistern erfolgt jedoch auf Deutsch. Umfangreiche nachgewiesene Finanzerfahrung im deutschen Regulierungsrahmen kann diese Anforderung ersetzen.
• Fundierte Kenntnisse des deutschen Finanz-, Steuer- und Arbeitsrechts.
• Erfahrung in der Verwaltung und Überwachung von Buchführungsprozessen, Budgetierung und der Zusammenarbeit mit externen Prüfer/innen.
• Bereitschaft und Fähigkeit zur eigenverantwortlichen Übernahme der vollständigen HR-Funktion (Management und Administration): pragmatische Grundhaltung und Komfort beim Wechsel zwischen finanzieller Führungsverantwortung und operativen HR-Aufgaben.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Sorgfalt.
• Klare Kommunikationsfähigkeit und Kompetenz zur Beratung der Geschäftsleitung.
• Übereinstimmung mit den Werten von Tactical Tech hinsichtlich Diversität, Inklusion und Respekt.
• Stellen ist in Berlin, Deutschland, angesiedelt. Sie benötigen daher eine bestehende Arbeitserlaubnis und müssen in Berlin leben. Aufgrund der Art dieser Stelle handelt es sich um eine bürobasierte Tätigkeit mit mindestens drei Tagen pro Woche in unserem Büro in Publix in Neukölln.

Wünschenswert

• Erfahrung in einer gemeinnützigen Organisation, idealerweise im deutschen Regulierungsrahmen (gGmbH oder vergleichbar).
• Erfahrung in der Führung von Mitarbeitenden (z. B. Buchhalter/innen oder Verwaltungsrollen).
• Vertrautheit mit der Budgetierung und Berichterstattung von drittmittelfinanzierten Projekten.

Vollzeitstelle & Benefits

• Vollzeitstelle mit 12-Monats-Vertrag und Verlängerungsmöglichkeit.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt im NGO-Sektor Berlin, Gehaltsband 4 (46.000 €).
• Internationales, lebendiges und kooperatives Teamumfeld.
• Gelebte Diversität und Inklusion, flexible Arbeitszeitgestaltung und ein zentral gelegenes Berliner Büro.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Mitwirkung an Projekten mit globalem Wirkungsanspruch.