Founder Associate - Sales & Operations (m / w / d)

Nordair Systems entwickelt modulare Reinraum‑Lösungen für High‑Tech‑Start‑ups, Photonik‑Labs und Forschungseinrichtungen. Unsere Anfragen wachsen rasant – und gleichzeitig wird die Organisation komplexer.

Dafür suchen wir dich als rechte Hand des CEO : Du sorgst dafür, dass Sales strukturiert läuft, Meetings nicht im Nirwana verschwinden und aus Strategien wirklich Umsetzung wird. Kurz: Du baust das organisatorische Rückgrat, damit der CEO seine Zeit maximal in Kunden & Strategie investieren kann.

Aufgaben

Sales‑Support & CRM (ca. 50 %)

• Angebotsvorbereitung: Kundenanforderungen strukturieren, Angebote auf Basis von Vorlagen/CPQ vorbereiten, Texte und Präsentationen feinschleifen
• Follow‑ups & Terminplanung: Angebote nachfassen, Follow‑up‑Mails schreiben, Video‑Calls & Site‑Visits koordinieren
• CRM‑Pflege (Dynamics 365): Deals anlegen, Stages, Beträge und „Next Steps“ aktuell halten, einfache Auswertungen für Sales‑Reviews vorbereiten
• Vorbereitung von Kundengesprächen: Infos zusammentragen, Unterlagen bauen, nach dem Gespräch Recaps und To‑dos dokumentieren

Meeting‑Nachbereitung & Projektumsetzung (ca. 30 %)

• Strategiemeetings, Coachings & Retros mitprotokollieren und Entscheidungen/To‑dos in ClickUp oder ähnliche Tools übersetzen
• Nachverfolgung: sicherstellen, dass Aufgaben Besitzer, Deadlines und klare nächste Schritte haben – und diese im Blick behalten
• Unterstützung im Projektmanagement für strategische Themen (z. B. Produktstandardisierung, Einführung neuer Tools, wichtige Kundenprojekte)

Prozesse, Tools & Operating System (ca. 20 %)

• Aufbau und Pflege von einfachen SOPs, Checklisten und Standardprozessen – insbesondere im Vertrieb
• Mithilfe beim Aufsetzen unseres „Operating System“: OJRs/OKRs, Meeting‑Rhythmen (Weeklys, Monthlys, Quarterlys), 1:1‑Struktur
• Enge Zusammenarbeit mit Implementierungspartnern (z. B. Business Central, Dynamics Sales, ClickUp), Testen von Workflows, Anstoßen kleiner Automatisierungen (Low/No Code, M365/Copilot)

Qualifikation

• Sprachen: Deutsch und Englisch auf C1/C2‑Niveau – unser Team und unsere Kunden sind international
• Erfahrung:
  1–3 Jahre Erfahrung in einem der Bereiche: Business Operations, (Sales) Consulting, Sales Operations, Projektmanagement oder einer ähnlichen „Generalisten“-Rolle – idealerweise in einem kleinen oder wachsenden Unternehmen
• Arbeitsweise & Mindset:
  Du arbeitest strukturiert, liebst To‑do‑Listen, Boards und klare Prozesse
  Du hast Spaß daran, Dinge zu Ende zu bringen – nicht nur Konzepte zu schreiben
  Du fühlst dich wohl, wenn du direkt mit dem CEO arbeitest und Verantwortung übernimmst
• Tools & Tech:
  Sicherer Umgang mit Office 365 / M365 (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
  Erste Erfahrung mit CRM‑Systemen (Dynamics, HubSpot o. Ä.)
  Interesse an digitalen Tools (ClickUp, Automationen, KI‑Tools wie Copilot/ChatGPT) – du musst nichts programmieren, aber du willst verstehen, was geht
• Nice to have:
  Erfahrung im B2B‑Sales‑Umfeld oder mit technischen/industriellen Produkten
  Erfahrung mit Projekt‑ oder Task‑Management‑Tools (ClickUp, Asana, Notion, Trello o. Ä.)

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
  Du arbeitest eng mit dem CEO zusammen und bekommst tiefen Einblick in Strategie, Sales und Unternehmensaufbau
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
  Du kannst dich in Richtung Business Operations, Sales Operations oder später auch Führung entwickeln – je nach Stärken und Interesse
• Kleines, dynamisches, internationales Team
  Sehr flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen, direkte Wirkung
• Gestaltungsspielraum
  Deine Ideen für bessere Prozesse, Tools und Strukturen sind ausdrücklich erwünscht – und werden auch umgesetzt
• Moderne, digitale Infrastruktur
  Dynamics 365, Business Central, ClickUp, M365/Copilot und weitere Tools im Aufbau
• Flexible Arbeitszeiten & Hybrid Work
  Kombination aus Office‑Tagen im Hamburger Büro und Remote‑Work möglich
• Wunderschönes Office
  Standort mit Blick auf die Speicherstadt und kurze Wege in die Stadt
• Lernkultur & Sparring
  Zugang zu Coachings, Scaleup‑Tools und einem spannenden Netzwerk im Hightech‑ & Start‑up‑Umfeld

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gerne mit kurzem CV und ein paar Sätzen, warum dich gerade die Kombination aus Sales, Struktur und Unternehmensaufbau reizt.