Fremdsprachensekretär*in (d/m/w) als Assistenz der Projektbereichsleitung Kennziffer: 26.05-6820

Fremdsprachensekretär*in (d/m/w) als Assistenz der Projektbereichsleitung

Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (F acility for A ntiproton and I on R esearch) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.

Zur Unterstützung des Subprojekts Super Fragment Separator (SFR) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Fremdsprachensekretär*in (d/m/w)
als Assistenz der Projektbereichsleitung

Das Subprojekt SFR ist für das technische Design, die Beschaffung der Komponenten, die
Überwachung der Installation und die Inbetriebnahme der Maschine Super-FRS
verantwortlich.

Ihre Aufgaben:

• Vorbereitung von Terminen, Besprechungen, Sitzungen, usw. inklusive Protokollführung
• Erledigung von üblichen Sekretariatsarbeiten (Terminplanung, Vorbereitung von Dienstreisen, Schriftverkehr, Publikumsverkehr, Büromaterialverwaltung, etc.)
• Administrative Unterstützung des gesamten Subprojektes SFR, z.b. bei
  Beschaffungen (Auslösen des Bestellvorgangs über Beschaffungssoftware) oder der
  Integration neuer Mitarbeiter*innen (Einrichtung Büroarbeitsplatz, IT-Zugang usw.)
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von nationalen sowie inter-
  nationalen Veranstaltungen (Workshops, Firmentreffen) inklusive der Betreuung und
  Unterstützung von externen und internen Teilnehmer*innen (Bewirtung, Personenbeförderung, Flugbuchung, Internetzugang, etc.), in deutscher und englischer Sprache
• Betreuung von wissenschaftlichen Gästen - in deutscher und englischer Sprache (z.b. Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten, Einrichten von Zugängen, usw.)
• Übernahme von einzelnen Projektaufgaben
• Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Anträgen und Berichten
• Übersetzung von Texten aus deutscher in englische Sprache und umgekehrt.
• Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2- bzw. C1-Niveau
• Berufserfahrung in einer solchen Position oder vergleichbaren Tätigkeit
• Idealerweise Erfahrung in der Projektarbeit und in Projektmanagement-Prozessen
• Erfahrung im Bereich Rechnungsprüfung und Controlling sind von Vorteil
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere MS Excel, sowie Kenntnisse im Dokumentenmanagement; SAP-Kenntnisse sind wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägtes Organisationstalent mit Fähigkeit zur eigenständigen Organisation von
  Prozessen und mit einer strukturierten Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, hohe Eigeninitiative sowie Teamfähigkeit.

Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, teilweise mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.

Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet . Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).

GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.

Wenn Sie das beschriebene Aufgabenfeld als persönliche Herausforderung ansehen und Interesse haben, in einem außergewöhnlichen internationalen, stark technisch geprägten Umfeld zu arbeiten, senden Sie bitte – bevorzugt elektronisch – Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellungen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins unter Angabe der Kennziffer bis spätestens zum an unser Bewerberportal:

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH