Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik

Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik

Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät - Institut für Physik

Aufgabengebiet:

• Bearbeitung der analogen und digitalen Postein- und -ausgänge sowie Abwicklung der Korrespondenz
• Terminkoordinierung und -überwachung für die/den Geschäftsführende/n Direktor/in, die Mitglieder des Institutsrates und seiner Kommissionen in Angelegenheiten des Instituts
• Raumorganisation und Schlüsselverwaltung
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen
• Erstellung von Ausschreibungs-, Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen (Formanträge) inkl. der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zur Weiterleitung an die Fakultätsverwaltung
• Führung und Kontrolle der Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitskartei
• Terminüberwachung im Rahmen des Promotionsverfahrens, Koordination relevanter Fristen

Anforderungen:

• Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Allgemeine Sekretariatskenntnisse
• Sicherer Umgang mit Office‑Software (Textverarbeitung und Tabellenkalkulation)
• Erfahrung im Umgang mit ERP‑Systemen (z. B. SAP), Datenbanken und elektronischen Workflow‑Tools
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1)
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C2)
• Erfahrungen im Hochschulbereich, insbesondere Kenntnisse von HU‑internen Regelungen und Verfahren in den Bereichen Forschung, Studium und Lehre sowie Haushalt und Personal, erwünscht
• Datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
• Organisations‑ und Kommunikationsfähigkeit sowie soziale Kompetenz

Bewerbungen (mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen) richten Sie bitte bis zum unter Angabe der Kennziffer AN/358/25 an die Humboldt‑Universität zu Berlin, Mathematisch‑Naturwissenschaftliche Fakultät, Institut für Physik, Prof. Dr. Norbert Koch (Sitz: Newtonstr. 15, 12489 Berlin), Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder bevorzugt per E‑Mail in einer PDF‑Datei an

Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.

Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs‑ und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt‑Universität zu Berlin: hu.berlin/DSGVO.

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