Front Desk & Office Manager (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Seit 1993 sind wir als Projektentwickler und Bauträger aktiv. Dabei konzentrieren wir uns vermehrt auf innerstädtische Lagen in den spannenden Metropolen Deutschlands und entwickeln dort innovative Immobilienprojekte mit hohen Nachhaltigkeitsstandards. Mit einem motivierten und engagierten Team von 36 Kolleg:innen bieten wir neben den spannendsten Projekten der Stadt in den Bereichen Eigentums-, Mietwohnungs- und Gewerbeimmobilienbau ein spannendes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld.

Unser Büro befindet sich im SILVA, einer hochmodernen PRIMUS- Immobilie in der Lietzenburger Straße 76, 10719 Berlin, fußläufig zum Kurfürstendamm sowie zu zahlreichen Restaurants und Geschäfte.

Abteilung Team:

Funktion: Erste/r Ansprechpartner/in für unsere Gäste sowie Verantwortung maßgeblich für einen positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens.

Aufgaben Projektebene

Eine freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit für die Position Front Desk & Office Manager (m/w/d) verantwortet insbesondere folgende Aufgaben:

Gesamtorganisation des Büros: Beschaffung von Büromaterialien und Getränken, Organisation der Bestellzyklen
Koordination der Meetingräume und Kalender: Abstimmung externer und interner Termine
Post- und Dokumentenmanagement: Eingang, Ausgang, Briefkästen, Postumleitungen sowie Bearbeitung des Rechnungseingangs in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
Dokumentenstrukturoptimierung: Mithilfe bei der Optimierung und Vereinheitlichung der internen Dokumentenstruktur
Vertragsverwaltung: Betreuung und Monitoring aller Dienstleisterverträge, die mit unserem Büro in Verbindung stehen
Aktualisierung von allgemeinen Office-Unterlagen und Vorlagen
Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender: Arbeitsplatzgestaltung und Vorbereitung der IT-Hardware
Verwaltung der Mobiltelefon-Rahmenverträge: Verantwortung für die Pflege, Überwachung und Optimierung bestehender Verträge mit Mobilfunkanbietern.
Geräteverwaltung: Organisation, Ausgabe und Rücknahme von Mobiltelefonen sowie Sicherstellung der korrekten Nutzung und Dokumentation.
Unterstützung beim Offboarding
Fuhrparkmanagement
Koordination mit unserem IT-Dienstleistungspartner: Sicherstellung der IT-Prozesse und erste Ansprechperson für Freigaben im Ticketsystem
Empfangs- und Kommunikationsmanagement: Professionelle Betreuung des Empfangsbereichs, Telefonzentrale und Gästeempfang
Terminabstimmung mit externen Dienstleistern
Unterstützung bei Teamevents und internen Initiativen
Mithilfe bei anfallenden organisatorischen und administrativen Tätigkeiten im laufenden Tagesgeschäft

Sonstiges

In Abstimmung mit der Leitung zusätzliche Unterstützung bei Sonderprojekten.
Repräsentation des Unternehmens nach außen sowie aktiven Netzwerken zu relevanten Geschäftspartner:innen und Kontakten