Front Office Assistant (m/w/d)

Die wirtschaftliche Dekarbonisierung braucht Verstärkung!

Gebäude sind der Schlüssel für die Energiewende und genau da setzen wir an. Bei LAVA ENERGY treiben wir deutschlandweit die Transformation von Gebäuden voran: wirtschaftlich, technologie-offen und immer mit Lösungen, die zu den Projekten passen. Kein Gebäude ist wie das andere und genau das macht unsere Arbeit spannend, individuell und wirkungsvoll.

Wir sind ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen – modern, innovativ und voller Energie. Gerade gehen wir den nächsten großen Wachstumsschritt, unsere Reichweite wächst und dafür suchen wir Sie: ein Organisationstalent mit Energie und Empathie – einen Kollegen welcher Lust hat, sich einzubringen, nicht nur Teil eines Unternehmens sein möchte, sondern seinen wertvollen Beitrag zu unserem gemeinsamen Erfolg beisteuern möchte.

In dieser Position als Front Office Assistant sind Sie die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Mitarbeiter und tragen entscheidend zu einem professionellen und freundlichen ersten Eindruck unseres Unternehmens bei. Sie übernehmen vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben, sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich und unterstützen das Team im Tagesgeschäft.

Aufgaben

• Empfang & Gästebetreuung: Freundlicher, professioneller Empfang unserer Gäste sowie persönliche Betreuung und Weiterleitung an die jeweiligen Ansprechpartner
• Telefon- und Kommunikationsmanagement: Annahme, Bearbeitung und zielgerichtete Weiterleitung eingehender Telefonate und Anfragen
• Post-, E-Mail- & Rechnungsbearbeitung: Organisation der Ein- und Ausgangspost, Bearbeitung von E-Mails sowie Verwaltung und Prüfung allgemeiner Eingangsrechnungen
• Termin- & Raumkoordination: Planung, Abstimmung und Organisation von Terminen und Besprechungsräumen.
• Events: Unterstützung in der Planung und Organisation interner Events
• Organisation des Front Office: Sicherstellung eines ordentlichen, gepflegten und repräsentativen Empfangsbereichs
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung fuhrparkbezogener Verträge sowie Überwachung von Fristen und Terminen
• Reiseorganisation: Selbstständige Planung und Buchung von Dienstreisen für unsere Mitarbeitenden
• Besucher- & Lieferantenmanagement: Koordination von Besucheranmeldungen, Lieferungen und Kurierdiensten
• Administrative Unterstützung: Unterstützung im Tagesgeschäft durch Datenpflege, Ablage sowie Bestellung von Büromaterialien
• Schnittstellenfunktion: Aktive Unterstützung interner Abläufe als kommunikative Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Management und externen Partnern
• Vertragsmanagement: Pflege, Ablage und Terminüberwachung allgemeiner Verträge sowie Kommunikation mit Dienstleistern

Qualifikation

Fachliche Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Hohes Maß an Kundenorientierung mit fundiertem Dienstleistungsverständnis
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, verbunden mit hohem Kosten- und Verantwortungsbewusstsein

Persönliche Stärken:

• Freundliches und professionelles Auftreten: Sie sind unsere erste Ansprechperson im Unternehmen, empathisch und serviceorientiert.
• Kommunikationsstark: Sie sind sicher im persönlichen Gespräch und am Telefon.
• Organisationstalent: Sie behalten den Überblick auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig.
• Teamfähigkeit: Ihnen ist eine gute Zusammenarbeit im Team wichtig.
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein: Für Sie ist Verbindlichkeit im Arbeitsalltag selbstverständlich.
• Flexibilität und Belastbarkeit: auch in stressigen Situationen bleiben Sie freundlich und souverän.
• Gepflegtes Erscheinungsbild: passend zu Ihrer repräsentativen Rolle.

Benefits

• Purpose pur: begleiten Sie die Immobilienwirtschaft auf dem Weg zur Nachhaltigkeit.
• Attraktives Vergütungsmodell mit erfolgsabhängigen Komponenten – Ihre Leistung zahlt sich aus.
• Wachstum mit Rückenwind: Entwicklungsmöglichkeiten in einem deutschlandweit wachsenden Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen.
• Modernes Arbeiten: Exklusive Bürolage im Herzen von Stuttgart.
• Mobilität: Zuschuss ÖPNV und JobRad – zeitgemäße Mobilität inklusive.
• Freiraum: 30 Tage Urlaub & Vertrauensarbeitszeit.
• Teamspirit: Inhabergeführt, nahbar, transparent – hier zählen Ideen, und Erfolge feiern wir gemeinsam

Lust auf den nächsten Schritt?

Dann bewerben Sie sich direkt über Indeed, LinkedIn oder über unsere Homepage und lassen Sie uns über Ihre Mitgestaltungsmöglichkeiten bei LAVA ENERGY sprechen. Wir freuen uns auf den Austausch!