Front Office Manager / Mitarbeiter Empfang (m/w/d) in Vollzeit

Front Office Manager / Mitarbeiter Empfang (m/w/d) – Klinik Mednord

Unser Ziel ist die Steigerung der Lebensqualität! Die Klinik Mednord ist seit über 20 Jahren im Bereich der Gynäkologie und Belegbetten für neurochirurgische Operationen ansässig. Die Privatklinik ist neben den Fachrichtungen der ästhetischen, plastischen sowie endoskopischen Chirurgie, auf die Behandlung von Lipödem‑Patient:innen spezialisiert. Mit drei Operationssälen, einem Eingriffsraum und einer Station mit neunzehn Betten umfasst das operative Spektrum die gesamte Bandbreite der Lipödem‑Chirurgie. Wir pflegen ein Klima, in welchem Kollegialität nicht nur ein Wort ist, sondern wahrhaft gelebt wird. Wir unterstützen uns in unserem gegenseitigen Wachstum, fördern Innovation und offene Kommunikation. Das Miteinander Feiern kommt natürlich nicht zu kurz.

Aufgaben

Bist du auf der Suche nach einer erfüllenden Aufgabe, bei der du deine organisatorischen Talente und dein Kommunikationstalent täglich einsetzen kannst? Liebst du es, Struktur zu schaffen, und hast Freude am Umgang mit Menschen? Dann bist du bei uns genau richtig!

• Erster Eindruck zählt: Empfang und Aufnahme unserer Patientinnen mit Herzlichkeit und Professionalität.
• Zeitmanagement: Koordination, Vereinbarung und Bestätigung von Beratungs‑ und OP‑Terminen mittels Telefon, Mails und WhatsApp.
• Organisation der Sprechstunde: Unterstützung bei der Planung und optimalen Ablaufgestaltung.
• Dokumentationsprofi: Neuanlage und Pflege der Patientenakten sowie Erstellung von Erstberatungsrechnungen nach Vorlage.
• Kommunikationsdrehscheibe: Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie E‑Mails und Telefonaten.
• Perfektion in jedem Detail: Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Hygienestandards in unseren Beratungsräumen.
• Materialverwaltung: Meldung des Bedarfs an Büro‑ und Praxismaterialien an das Bestellwesen.
• Teamplayer/in: Unterstützung der Ärzte bei der Patientenbetreuung, z. B. durch Erstellen von Fotos mittels 3‑D‑Scan, sowie Pflege der patientenbezogenen Kalender.
• Allround‑Talent: Unterstützung bei Marketingaktivitäten und Projekten zur Weiterentwicklung unserer Privatklinik.

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung zum Bürokauffrau, zur Kauffrau im Gesundheitswesen, zur Hotelfachkraft (m/w/d) oder MFA, ZFA (m/w/d).
• Relevante Berufserfahrung im kundenorientierten Umfeld im High‑Class‑Segment, idealerweise mit medizinischen Kenntnissen, ist ein Plus, aber kein Muss.
• Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2) in Wort und Schrift.
• IT‑Kenntnisse in den gängigen Programmen und sicherer Umgang mit digitalen Tools runden dein Profil ab.
• Lernbereitschaft zu den speziellen medizinisch relevanten Themen und EDV‑Systemen.
• Ausgeprägte soziale Kompetenz und professionelle Kommunikation.
• Freundliches und professionelles Auftreten ist für dich selbstverständlich.
• Du arbeitest eigenständig, verantwortungsbewusst, zuverlässig und bist gleichzeitig ein echter Teamplayer.
• Du hast eine Affinität zu Ordnung, Sauberkeit und Hygienestandards sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, um den hohen Standard unserer Privatklinik präsentieren zu können.
• Flexibilität: 1–2 Samstage im Monat, Sprechstunden zu begleiten.

Wir bieten

• Ein professionelles Onboarding durch eine intensive Einarbeitungsphase.
• Ein engagiertes Team, das sich auf deine Unterstützung freut.
• Ein gepflegter Arbeitsplatz im gehobenen Segment in einer Privatklinik.
• Vielfältige Aufgaben in einem spannenden und dynamischen Arbeitsumfeld.
• Patientenbetreuung ohne den üblichen Klinik‑/ Praxisstress.
• 31 Tage Urlaub.
• Geförderte betriebliche Altersvorsorge.
• Kostenlose Getränke und vergünstigtes Mittagessen.
• Selbstständige Arbeitsweise und Einbindung der Mitarbeiter:innen in die Prozessgestaltung.
• Regelmäßige Mitarbeiterentwicklungsgespräche und Mitarbeiterevents.
• Monatliche Chillouts auf unserer tollen Dachterrasse.
• Interne und externe Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Vergünstigtes Fitnessstudio im Haus.
• Kostenfreie und sichere Parkplätze in der eigenen Tiefgarage.
• Fahrtkostenzuschuss als Gehaltsbestandteil zum ÖPNV möglich.
• Zuschuss zum JOBRAD möglich.
• Benefitprogramme.
• Prämienzahlung möglich.
• Mitarbeiterrabatt bei den Dienstleistungen der Privatklinik, auch des ästhetischen Fachbereiches.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.