Front Office Supervisor ( m/w/d )

Ihre Aufgaben

Kundenbetreuung

Die Rolle umfasst die Sicherstellung eines exzellenten Serviceerlebnisses für unsere Kunden, Gäste und Geschäftspartner. Ziel ist es, einen erstklassigen, professionellen Ansprechpartner vor Ort zu bieten und gleichzeitig ein angenehmes, reibungsloses Center-Erlebnis zu gewährleisten.

• Empfang und Betreuung unserer Kunden und Gäste (intern/extern) auf höchstem Niveau
• Professionelle Annahme, Weiterleitung und Dokumentation von Telefonaten (Deutsch/Englisch)
• Post- und Paketannahme inkl. Weiterbearbeitung gemäß internen Prozessen
• Erkennen und frühzeitiges Ansprechen potenzieller Konfliktsituationen
• Erstes Eskalationslevel für Reklamationen; kompetente Lösungsfindung und kundenorientiertes Beschwerdemanagement
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Ggf. umfassende Assistenz- und Serviceleistungen für ausgewählte B2B-Kunden
• Vorbereitung, Set-up und Nachbereitung von Tagungs- und Konferenzräumen
• Durchführung technischer Aufgaben gemäß Handbuch und Center-Standards

Operativer Bereich

Im operativen Bereich trägt die Position wesentlich dazu bei, die organisatorischen Abläufe im Center effizient, zuverlässig und qualitätsorientiert sicherzustellen.

• Sicherstellung der Office-Readiness inkl. 30‑minütiger Kontrollrundgänge zur direkten Behebung von Mängeln
• Datenpflege, Dokumentation und Reporting gemäß internen Standards und Handbuchvorgaben
• Pflege und Überwachung des kompletten Inventars (Ausstattung, Verbrauchsmaterial, Technik)
• Ansprechpartner für Handwerker, Lieferanten und externe Dienstleister; Koordination und Begleitung von Terminen
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Center
• Einhaltung und Umsetzung der internen Qualitätsrichtlinien und Prozessstrukturen

Teamverantwortung

Die Position übernimmt eine wichtige Rolle in der teaminternen Koordination und unterstützt die Führungsebene bei der Umsetzung operativer und teambezogener Aufgaben.

• Tägliche Koordination des Teams sowie Priorisierung der Aufgaben
• Durchführung von Trainings, insbesondere zum Handbuch und relevanten Arbeitsprozessen
• Sicherstellung einer konstruktiven, serviceorientierten Teamkultur
• Enge Abstimmung mit dem Direktor sowie Übernahme der Stellvertretung bei Abwesenheit (Urlaub/Krankheit)
• Erstellung des Dienstplans sowie Urlaubsplanung in enger Abstimmung mit dem Direktor
• Förderung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Teams
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder

Qualifikationen

• abgeschlossene Ausbildung in den Bereichen Hotel, Veranstaltung oder Büromanagement
• perfekte Deutschkenntnisse (C1/C2) und gute Englischkenntnisse (ab B2)
• gute PC-Kenntnisse (Outlook, MS Office, Excel)
• du bist ein cooler Typ mit Sinn für Style und Design
• Multitasking-Fähigkeit und einen kühlen Kopf
• weltoffenes und freundliches Auftreten im Business Casual Look

Warum wir?

• attraktive Vergütung, sowie nach einem Jahr Zugehörigkeit wahlweise Bonuszahlung oder weitere Benefits (Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Jobbike)
• garantierte Sofort-Benefits: ÖPV-Ticket, Verzehr-Gutscheine, Heiß- und Kaltgetränke, frisches Obst, auf Wunsch vermögenswirksame Leistungen
• geregelte Arbeitszeiten, primär freie Wochenenden und Feiertage
• 28 Urlaubstage in den ersten beiden Jahren, ab dem dritten Jahr 30 Urlaubstage
• Entwicklungschancen in einem expandierenden, aufstrebenden Unternehmen mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• perfekte Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
• jährliche Mitarbeiterevents – auf Wunsch Reisetätigkeiten im Rahmen von Vertretungen in den Hotspots Deutschlands und der Schweiz…und als absolutes Highlight bekommst du die besten KollegInnen in town!

Eine Klasse für sich. Das ist Satellite Office.

Seit 1997 inhabergeführt, agiert Satellite Office von Berlin und Zürich aus unter dem Dach der Schweizer Swiss Office Center AG. Mit exklusiven Business Centern an den besten Adressen setzt das Unternehmen Maßstäbe in Ausstattung, Service und Flexibilität. Die selbst entwickelte pureSilent®-Philosophie sorgt mit innovativen Raumkonzepten, bester Akustik und nachhaltigen Materialien für maximale Konzentration und Geschäftserfolg.

Mit einer klaren Strategie und internationaler Expansion wächst Satellite Office und setzt neue Standards für die Arbeitswelt von morgen.