Gästeservice und Office-Koordination (m/w/d) – Pforzheim

Über die Position

Für unseren Einsatz in Pforzheim suchen wir eine zuverlässige Persönlichkeit für Gästeservice und Office-Koordination (m/w/d). Sie sind die erste Visitenkarte des Unternehmens, sorgen für einen freundlichen Empfang und unterstützen das Tagesgeschäft durch organisatorische und administrative Tätigkeiten. Die Position ist als Tagesschicht vorgesehen und umfasst in der Regel 35–40 Stunden pro Woche in Voll- oder Teilzeit.

Trio Personalmanagement steht für regionale Betreuung, persönlichen Service und die Vermittlung qualifizierter Fach- und Führungskräfte. Wir handeln gesetzeskonform nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und bieten transparente Bedingungen gemäß dem Tarifvertrag IGZ.

Ihre Aufgaben

• Freundliches Empfangen und Betreuen von Gästen, Bewerbenden und externen Partnern
• Bedienen der Telefonzentrale: Annehmen, Weiterleiten und Dokumentation von Nachrichten
• Verwaltung von Post- und Paketannahme sowie Koordination mit Lieferanten
• Bearbeitung und Weiterleitung von E‑Mails in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei allgemeinen Büroaufgaben: Ablage, Terminorganisation, Besucherregistrierung und Vorbereitung von Besprechungsräumen
• Zentrale Schnittstelle für Mitarbeiteranfragen und enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
• Unterstützung bei kleineren administrativen Projekten und Sonderaufgaben nach Bedarf

Ihr Profil

• Einschlägige Erfahrung oder fundierte Kenntnisse im Empfangsbereich, Rezeption oder in kundenorientierten Dienstleistungsfunktionen
• Ausgeprägte Serviceorientierung und ein sicheres, freundliches Auftreten
• Sichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit PC und gängigen Office-Anwendungen (z. B. MS Office, E‑Mail-Clients)
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit
• Gepflegtes Erscheinungsbild und verbindliche Umgangsformen

Wir bieten

• Attraktive Vergütung und mögliche Sonderzahlungen, tariflich abgesichert (Tarifvertrag: IGZ)
• Langfristige Einsatzmöglichkeiten mit realistischer Option auf Übernahme beim Kunden
• Vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben in einem regionalen Umfeld
• Einsätze in Pforzheim und Umgebung mit planbarer Tagesschicht
• Transparente Zuschlagsregelung: 100% Feiertagszulage, 50% Sonntagszulage, 25% Nachtzulage, 25% Überstundenzuschläge
• Persönliche Betreuung durch mehrsprachige Berater*innen und strukturierte Einarbeitung
• Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Sozialleistungen
• Faire Arbeitsbedingungen gemäß AEntG und ein respektvolles Miteinander

So bewerben Sie sich

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit möglichem Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung bevorzugt per E‑Mail an oder geben Sie Ihre Unterlagen persönlich im Trio-Office in Pforzheim ab.

Trio Personalmanagement Baumstraße 6, 75172 Pforzheim Telefon: E‑Mail:

Wir vermitteln außerdem in den Bereichen Metall, Maschinenbau, Dienstleistung, Gesundheit, Soziales, Pädagogik, Elektro, Produktion, Fertigung, Verkehr, Logistik, Lager sowie Verwaltung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.