Head of Property Management (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Der Head of Property Management übernimmt eine zentrale Führungs- und Steuerungsfunktion innerhalb unseres Immobilienportfolios. In dieser Position verantwortest du die operative, technische und kaufmännische Gesamtsteuerung der Bestandsobjekte aus einer übergeordneten Perspektive und stellst sicher, dass sämtliche Prozesse innerhalb des Property-Management-Teams effizient, zuverlässig und strategisch ausgerichtet umgesetzt werden.

Du bist nicht selbst operativ tätig, sondern führst ein Team, das die Aufgaben im täglichen Immobilienbetrieb ausführt. Deine Stärke liegt in der Koordination, Kontrolle, Priorisierung und Weiterentwicklung der Prozesse sowie der professionellen Kommunikation mit dem Vorstand und internen Stakeholdern.

Zweck der Rolle

Der Head of Property Management sorgt für die reibungslose Bewirtschaftung des gesamten Immobilienportfolios, indem er Prozesse, Mitarbeitende und externe Dienstleister führt und steuert.

Du stellst die Qualität der operativen Umsetzung sicher und lieferst dem Vorstand verlässliche Informationen, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen.

Deine Aufgaben

Du übernimmst die fachliche Führung der Mitarbeitenden im kaufmännischen und technischen Property Management.
Du priorisierst Aufgaben, verteilst Verantwortlichkeiten und stellst sicher, dass operative Prozesse (z. B. Mieteingangskontrolle, Reparaturmanagement, Vermietung) zuverlässig abgearbeitet werden.
Du überwachst die Servicequalität der Mitarbeitenden und externen Dienstleister.
Du stellst sicher, dass Schadensmeldungen, Reparaturen und Störungen durch dein Team korrekt und fristgerecht abgewickelt werden.
Du steuerst und kontrollierst technische und kaufmännische Abläufe.
Du stellst die Einhaltung von Wartungsintervallen, Prüfpflichten und Compliance-Vorgaben sicher.
Du wirkst aktiv bei Objektankäufen mit, z. B. bei Due‑Diligence‑Prüfungen, technischen Einschätzungen und Wirtschaftlichkeitsanalysen.
Du wirkst bei der Mietentwicklung mit (z. B. Potenzialanalysen, Optimierung der Portfolio‑Performance, wirtschaftliche Betrachtung von Mietanpassungen).
Du bringst Verbesserungsvorschläge zur Weiterentwicklung des Portfolios ein.
Du erstellst Regel‑Reports zu Instandhaltungen, Objektzuständen, Modernisierungen, Mietentwicklungen und relevanten KPIs.
Du lieferst dem Vorstand klare, strukturierte und belastbare Informationen für Entscheidungen.
Du analysierst bestehende Abläufe im Property Management und implementierst effizientere Strukturen.
Du entwickelst Standards, Leitfäden und Prozesse zur Steigerung von Qualität, Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit.

Dein Profil

Du besitzt umfassende Erfahrung im Property Management (mind. 5 Jahre), idealerweise in leitender oder koordinierender Funktion.
Du verfügst über sehr gute Immobilienkenntnisse (technisch & kaufmännisch).
Du hast ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation in der Immobilienwirtschaft.
Du bist proaktiv, serviceorientiert, organisationsstark und kommunikationssicher.
Du triffst Entscheidungen lösungsorientiert und behältst auch unter Druck die Übersicht.
Du hast eine hohe Affinität zu IT‑Systemen (z. B. Excel, Asana, Proptech‑Tools).
Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und zuverlässig.
Du beherrschst Deutsch und Englisch sehr gut in Wort und Schrift.
Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zeichnen dich aus.