(Junior) Office Manager / Executive Assistant (m/w/d) für den Standort Düsseldorf

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Projekte liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Beratungsansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

Als Office Manager sind Sie die erste Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen, Besucherinnen und Besucher sowie Lieferanten vor Ort und die gute Seele des Büros. Wenn für Sie die Themen Organisation, Koordination und auch Kommunikation im Arbeitsalltag allererste Priorität haben, bietet diese Position Ihnen neben einem vielfältigen Aufgabengebiet im Assistenzbereich durch die Expansion von d-fine auch unterschiedlichste Entwicklungsmöglichkeiten. Neben der Arbeit aus unserem Büro in Düsseldorf heraus ist remote Arbeit teilweise ebenfalls möglich.

Ihre Aufgaben bei uns

• Office Management für den Standort Düsseldorf (Facility-Management, Beschaffungen, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, Vorbereitungen und Begleitung von Veranstaltungen vor Ort)
• Flug-, Bahnfahrt-, Bahncard- und Hotelbuchungen
• Projekt- und Kundendatenpflege
• Rechnungserstellung sowie Kontrolle und Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
• Vertragsmanagement (u. a. Vorbereitung zur digitalen Signatur und Ablage)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Ihre Expertise für uns

• Abgeschlossene Ausbildung mit einem kaufmännischen Schwerpunkt, alternativ ein passender Studienabschluss
• Gerne erste Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich und/oder im Dienstleistungsbereich (z. B. durch studentische Tätigkeiten oder Praktika)
• Sehr gutes Zahlenverständnis
• Fundierte Kenntnisse in Word und Excel (Kenntnisse in PowerPoint wünschenswert)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Düsseldorf mit der Möglichkeit, teilweise auch remote zu arbeiten
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
• Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
• Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung (z. B. Mobile Work Policy)
• Attraktive Sozialleistungen (30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge, Dienstrad, Fahrtkosten- und Verpflegungszuschuss, Überstundenausgleich etc.)
• Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
• Tolle Firmen-/Teamevents und vieles mehr

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.