k.A. | Teamassistenz Büro- und Fortbildungsorganisation | Chemnitz

Die Arbeitsgemeinschaft Jugendfreizeitstätten Sachsen e.V. (AGJF Sachsen) sucht zum Einstieg per eine*n Mitarbeitende*n für die Teamassistenz in Teilzeit voraussichtlich 20 bis 30h/Woche zur Vervollständigung des mehrköpfigen Bildungsteams.

Die Fachkraft sollte über einen einschlägigen Fachschulabschluss im Bereich Verwaltung/ Büroorganisation verfügen. Berufserfahrung und Qualifikationen sind wünschenswert. Die Identifikation mit den Werten und Leitsätzen der AGJF Sachsen werden vorausgesetzt.

Zu den Aufgaben und Tätigkeiten gehören:

• Übernahme von organisatorischen Aufgaben zur Vor- und Nachbereitung von Fortbildungen für Fachkräfte der Jugendarbeit und angrenzende Arbeitsfelder
  • an Teilnehmenden- und Seminarmanagement mitwirken
  • Datenbankverwaltung und Datenverarbeitung nach entsprechender Einarbeitung in die Software ANTRAGO umsetzen
  • Fachveranstaltungen organisatorisch unterstützen bspw. Besorgungen übernehmen, Fortbildungsraum vorbereiten und einrichten
  • beim Veranstaltungsmanagement organisatorisch unterstützen
  • Ausgangsrechnungen und Teilnahmebestätigungen erstellen und bearbeiten.
• Übernahme von Aufgaben zur Kommunikation u.a. mit Teilnehmenden
  • Informationen am Telefon/ per Mail aufnehmen und zielgerichtet weiterleiten
  • organisatorische Fragen im Fortbildungskontext beantworten können oder sachgerecht aufschreiben und weiterleiten
  • im Kontakt mit Referierenden verstehendes Schreiben anwenden
  • professionellen Umgang mit Kund*innen und Nutzer*innen umsetzen
  • an Statistik, Berichtswesen und Dokumentation mitwirken.
• Übernahme von Aufgaben der allgemeinen Büroorganisation
  • Posteingang/ Postausgang erledigen
  • Telefon/ E-Mails schreiben/ beantworten
  • allgemeine Verwaltungsaufgaben übernehmen
  • buchhalterische Tätigkeiten übernehmen wie Lesen von Sachkonten Einnahmen/ Ausgaben/ Saldo, Buchen von Eingangsrechnungen, Auswerten von Kostenstellen im Rahmen der Controllings
  • Büro-/ Arbeitsmaterial bedarfsgerecht anschaffen
  • Ergebnisprotokolle bei Teammeetings oder in der Organisation erstellen
  • Prozesse, Abläufe und Termine im Bildungsteam kennen und organisieren
  • Zusammenarbeit mit der Verwaltung und Vertretungsaufgaben abdecken
• Erwartet werden
  • gründliche und vielseitige Fachkenntnisse in Verwaltung, Büroorganisation und Teilnehmenden-Management
  • abrufbare Grundkenntnisse im Umgang mit dem PC, Bürotechnik und einschlägigen Programmen wie Word, Excel, Outlook
  • gute Kommunikation in Wort und Schrift, aktives Fragen bei Unklarheiten
  • selbständige Arbeitsweise und Merkfähigkeit von Abläufen und Prozessen
  • Zuverlässigkeit, Termintreue und angemessene selbständige Arbeitsweise
  • Engagement und Bereitschaft zur Mitwirkung sowie freundliches Auftreten.

Wir bieten ein kreatives, fachlich erfahrenes und spezialisiertes Team und einen unterstützenden, organisationalen Rahmen. Die eigene Fortbildung und Weiterentwicklung wird unterstützt.

Bewerbungen von strukturell benachteiligten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Die Vergütung der Stelle erfolgt in Anlehnung an TV-L, Entgeltgruppe 6 bei Erfüllung der entsprechenden Zugangsvoraussetzungen und einschlägigen Vorerfahrungen.

Arbeitsort ist Chemnitz, Geschäftsstelle der AGJF Sachsen e.V.

Die AGJF Sachsen ist Dach- und Fachorganisation für Jugendarbeit und Jugendhilfe. Mit den Geschäftsfeldern Fortbildung – Beratung – Service bieten wir für unsere Mitgliedsorganisationen und interessierte Partner*innen Qualifizierungs-, Unterstützungs- und Entwicklungsleistungen an und führen modellhafte Projekte durch. Die AGJF Sachsen ist Herausgeberin des CORAX-Fachmagazins.

Wenn Sie Interesse an der ausgeschriebenen Stelle haben, senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bitte umgehend per Mail an miebach-stiens(at)agjf-sachsen.de oder schriftlich an AGJF Sachsen e.V., z.Hd. Geschäftsleitung, Neefestraße 82, 09119 Chemnitz.

Datenschutzhinweis:
Innerhalb des Bewerbungsverfahrens speichern und verarbeiten wir Ihre Daten zur Stellenprüfung. Nach Beendigung der Bewerbungsphase, spätestens nach 6 Monaten löschen wir Ihre Bewerbung und damit verbundene Anhänge. Ausdrucke werden durch den Shredder vernichtet. Beteiligte Personen sind darüber in Kenntnis gesetzt, Ihre Angaben und Informationen vertraulich zu behandeln.

Die AGJF Sachsen ist Dach- und Fachorganisation für Jugendarbeit und Jugendhilfe. Unser Ziel ist es, mit unseren Leistungsangeboten die fachliche Kompetenz von Jugendarbeiter*innen zu verbessern und ihnen praktische Hilfestellungen zu geben.

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