Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) Büromanagement & Kommunikation - Vollzeit

Wir suchen zuverlässige, strukturierte und kommunikationsstarke Mitarbeiter (m/w/d) , die Abläufe effizient steuern und sauber kommunizieren. Wenn du gerne telefonierst, schriftlich stark bist und Freude an klaren Prozessen hast, bist du bei uns genau richtig.

Du bringst Erfahrung im Office-Management, in der Verwaltung oder in der Kommunikation mit Behörden, Kunden oder Teilnehmenden mit? Perfekt!

Das BZKI Bildungszentrum für Künstliche Intelligenz ist ein TÜV-zertifizierter Bildungsträger für Erwachsenenbildung. Wir glauben daran, dass Künstliche Intelligenz nicht nur großen Konzernen vorbehalten sein sollte. Unser Ziel ist es, auch kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit zu geben, durch KI zu wachsen und ihre Prozesse zu automatisieren – mit praxisnahen KI-Lösungen, die echten Mehrwert bieten.

Aufgaben

Du bist zentrale organisatorische und kommunikative Schnittstelle im Unternehmen. Deine Aufgaben:

• Durchführung und Steuerung telefonischer Kommunikation mit Interessenten, Teilnehmern und Arbeitsagenturen
• Terminvereinbarung und -koordination für Teilnehmer, interne Abläufe und die Geschäftsführung
• Klärung organisatorischer Fragen und Abstimmung mit Teilnehmern
• Schriftliche und telefonische Abstimmung mit der Agentur für Arbeit zu geförderten Weiterbildungen
• Dokumentation, Verwaltung und Nachverfolgung relevanter Unterlagen und Vorgänge
• Pflege und Organisation der Teilnehmer- und Kommunikationsprozesse im CRM
• Verantwortung für administrative Abläufe sowie enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Beantwortung und Formulierung von E-Mails im Auftrag der Geschäftsführung
• Strukturiertes Bewerbermanagement inkl. Sichtung, Vorqualifizierung und Terminkoordination

Die Einarbeitungsphase ist praxisnah aufgebaut. Du wirst Schritt für Schritt eingearbeitet und lernst alle Prozesse, Tools und Gesprächsstrategien kennen.

Qualifikation

Wir suchen keine perfekten Lebensläufe, sondern Menschen mit Kommunikationsstärke, Struktur und Verantwortungsbewusstsein:

• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache
• Klare, professionelle und ruhige Kommunikation am Telefon
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Souveränität in Organisation, Verwaltung und direkter Kommunikation
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, E-Mail und CRM-Systemen
• Professionelles Auftreten, klare Kommunikation und hoher Qualitätsanspruch
• Erfahrung in Verwaltung, Teilnehmerbetreuung oder Behördenkommunikation ist ein Plus – aber kein Muss

Ein bestimmter Abschluss ist nicht erforderlich – entscheidend ist deine Motivation, und dass du zuverlässig arbeitest.

Benefits

Wir bieten dir nicht nur einen spannenden Job, sondern ein modernes Arbeitsumfeld, in dem du dich wohlfühlen und wachsen kannst:

• Modernes Equipment : Du arbeitest mit Apple-Geräten und ergonomischer Ausstattung inkl. höhenverstellbarem Schreibtisch.
• Regelmäßige Weiterbildungen zu Kommunikation, KI, Office- und Prozessmanagement.
• ☕ Kaffeevollautomat, Getränke, Gutscheine und Mitarbeiterrabatte – für dein Wohlbefinden im Arbeitsalltag.