Koordinator*in für Büro- & Verwaltungsservices in Vollzeit oder Teilzeit – Hybrid (Berlin & Remote)

Als Herzstück unseres Büroalltags sorgst du dafür, dass alle administrativen Abläufe effizient und reibungslos laufen. Du koordinierst die Beschaffung und Verwaltung von Büroressourcen, bearbeitest Eingangsrechnungen und Belege und arbeitest eng mit unserem Steuerberater zusammen. Zusätzlich unterstützt du die Ärztliche Leitung beim Erstellen und Versenden von Arztbriefen und trägst zur Optimierung unserer Prozesse bei.

Deine Aufgaben:

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs und der Dokumentenverwaltung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der internen Verteilung
• Bestellwesen und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Erfassung und Weiterleitung von Rechnungen an das Steuerbüro
• Enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und Archivierung von Belegen
• Unterstützung der Ärztlichen Leitung beim Abtippen und Versenden von Arztbriefen
• Ansprechpartner für interne Fachabteilungen und externe Dienstleister

Deine Kompetenzen & Stärken:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung in Büroorganisation und Rechnungswesen
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Bürosoftware
• Erfahrung im hybriden Arbeiten sowie in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (z. B. Steuerberatern)
• Selbstständigkeit, Organisationstalent und hohe Detailgenauigkeit
• Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten

Unsere Benefits für Dich:

• Betriebliche Krankenversicherung & Altersvorsorge
• JobRad-Leasing
• Starke Gesundheitspartnerschaften & Vorteilsangebote
• Flexible Arbeitszeitmodelle & Remote-Arbeit
• Ein Umfeld, das Eigeninitiative und Weiterentwicklung fördert

Wir sind mitten im Wandel, gestalten Veränderungen aktiv und verfolgen ambitionierte Ziele. Dafür suchen wir Menschen, die mit Kreativität, Tatendrang und einem klaren Fokus auf Ergebnisse positive Veränderungen vorantreiben. Bereit, mit uns zu gestalten? Dann komm an Bord – wir sind gespannt auf dich!

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