Leitung (m/w/d) Empfang & Sekretariat

Werde Teil unseres Teams!

Nutze deine Erfahrung und Führungsstärke am Empfang und werde Teil unseres Teams!

Du liebst den Umgang mit Menschen, bist strukturiert, souverän und möchtest in einer verantwortungsvollen Rolle als erster Kontaktpunkt für eine führende Steuerkanzlei mit betriebswirtschaftlichem Weitblick im Dentalmarkt tätig sein? Dann passt du perfekt zu uns!

Unsere Kanzlei wächst weiter – wir suchen dich als

in Voll- oder Teilzeit für unseren Standort in Köln.

Was du machst:

• Führung und Organisation: Du leitest unser Empfangsteam und sorgst für einen reibungslosen Ablauf in den Bereichen Empfang und Sekretariat. Dazu gehört auch die Motivation und Weiterentwicklung deines Teams.
• Kommunikation: Als zentrale Ansprechperson betreust du unsere Telefonanlage, empfängst und bewirtest Gäste und koordinierst die Zusammenarbeit mit Mandanten, Geschäftspartnern und Dienstleistern.
• Schriftverkehr und Digitalisierung: Du übernimmst die Kontrolle und Optimierung des Postein- und -ausgangs, verantwortest die Digitalisierung von Mandantenunterlagen und unterstützt beim Schriftverkehr.
• Kalender- und Besprechungsmanagement: Du koordinierst Termine und verwaltest die Besprechungsräume.
• Qualitätsmanagement: Du stellst sicher, dass alle Fristen und Wiedervorlagen eingehalten werden, und optimierst Prozesse im Bereich Sekretariat.
• Unterstützung des Teams: Du arbeitest eng mit den Sachbearbeitern der Fachabteilungen zusammen und stellst Dokumente und Berichte bereit.

Was du noch davon hast:

• Privater Arbeitsausgleich: Entspannte Mitarbeitende arbeiten effektiver, daher bieten wir flexible Arbeitszeiten. Außerdem kannst du dich auf 30 Urlaubstage freuen.
• Moderner Arbeitsplatz: Du wirst zeitgemäß digital ausgestattet mit mehreren Bildschirmen; (teilweise) höhenverstellbare Schreibtische und neuste Software-Tools erleichtern deinen Arbeitsalltag im Büro.
• Angenehmes Umfeld: In unserem diversen, familienfreundlichen Team herrscht ein respektvolles, hilfsbereites und humorvolles Miteinander.
• Karriere-Kicks: Wir unterstützen deine berufliche Weiterentwicklung. Bestimme Art und Tempo deiner Weiterentwicklung durch Weiterbildungen sowie Qualifikationserweiterungen selbst.
• Wohlfühl-Erlebnisse: Teamausflüge, gemeinsames Essen und Weihnachtsfeiern stärken unseren Zusammenhalt.
• Weitere Benefits: Unser Büro in zentraler Lage erreichst du mit günstiger Verkehrsanbindung und deinem kostenlosen Deutschland-Ticket. Außerdem erhältst du einen Internetzuschuss sowie wahlweise eine Guthabenkarte oder Urban Sports Club M-Mitgliedschaft – über alles Weitere können wir gerne sprechen.

Was du mitbringst:

• Berufserfahrung: Du hast Erfahrung im Empfangsbereich oder Sekretariat, idealerweise in einer Steuerkanzlei oder einem vergleichbaren Umfeld. Das Erstellen von fachbezogenen Berichten ist dir bekannt.
• Führungsstärke: Erste Erfahrung in der Leitung eines Teams ist wünschenswert, aber nicht notwendig.
• Fachkenntnisse: Du bist sicher im Umgang mit MS Office, DATEV und hast fundierte Kenntnisse im organisatorischen Bereich.
• Persönliche Stärken: Du überzeugst durch eine strukturierte, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise, gepaart mit kommunikativer Stärke und einem freundlichen Auftreten.

Überzeugt? Bist du bereit?

Bewirb dich einfach – auch ohne Anschreiben – direkt hier oder per E-Mail an . Du erhältst spätestens nach fünf Werktagen eine Rückmeldung von uns.

Deine Ansprechpartnerinnen:

Wende dich einfach per E-Mail an oder melde dich direkt telefonisch bei Iris Hobeck (Recruiterin) unter 0221/ .