Leitungsassistenz / Office Management (w/m/d)

German Aerospace Center (DLR) Sankt Augustin

Stellenbeschreibung:

Im DLR-Institut für KI-Sicherheit erforschen und entwickeln wir KI-bezogene Methoden, Prozesse, Algorithmen, Technologien und Ausführungs- bzw. Systemumgebungen. Unser Fokus liegt auf sicherer und norm- bzw. standardkonformer KI, Cybersicherheit in offenen Daten- und Dienste-Ökosystemen und KI, sowie der Automatisierung in Mobilität und Logistik.

Overview

Responsibilities

Unterstütze uns dabei, KI-Sicherheit zu verbessern! Deine Rolle ist ein wichtiger Beitrag zum Erfolg des Instituts. Als Leitungsassistenz geht es darum, die Institutsleitung bei den administrativen und organisatorischen Aufgaben zu unterstützen und zu entlasten. Ziel ist ein reibungsloser Tagesablauf. Das Aufgabenspektrum ist breit und abwechslungsreich. Wir fördern deine Weiterentwicklung durch Schulungen sowie spannende Herausforderungen und Aufgaben.
Dienstreisen planen und organisieren gemäß Bundesreisekostengesetz
Personalverwaltungsaufgaben bearbeiten
Veranstaltungen organisieren
Allgemeine Sekretariatsaufgaben bearbeiten und Beschaffungen abwickeln
Protokollführung
Recherchen durchführen
Prozesse und Ablagesysteme im Assistenzbereich weiterentwickeln

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/- mann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
Sehr gute Kommunikationskompetenz in Deutsch (verhandlungssicher in Wort und Schrift) und Englisch (mindestens B1/B2 Level)
Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, OneNote, PowerPoint)
Selbständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen
Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse, in der Abwicklung von Beschaffungen sowie in der Erstellung von Protokollen
Sehr gute Kenntnisse in der Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!