Logistic Operations Administrator (w/m/d)

Über die Rolle

In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale operative Funktion im Retouren- und Transportumfeld mit Fokus auf Sendungsmonitoring sowie Schadens- und Verlustfälle (Carrier Claims). Du stellst durch Tracking, Datenpflege, Nachforschungen und Reporting reibungslose Retourenprozesse sicher und verantwortest die End-to-End Bearbeitung von Claims inkl. Kommunikation mit Versanddienstleistern. Darüber hinaus unterstützt du im operativen Tagesgeschäft, bei KPI-Auswertungen sowie in logistiknahen Themen wie Inventuren, Abrechnungen oder Zollprozessen.

Deine Aufgaben

• Retourenmanagement & Datenpflege - Administrative Unterstützung im Retourenmanagement durch Übertragung und Pflege von Rücksendedaten aus Dienstleister-Reports in interne Systeme sowie Sicherstellung der Datenqualität und -vollständigkeit.
• Retourenmonitoring & Sendungsnachverfolgung - Sicherstellung reibungsloser Retourenabläufe inkl. Tracking, Dokumentation, Datenabgleich mit internen Systemen sowie Überwachung des täglichen Sendungsvolumens und Nachforschungen bei Abweichungen oder nicht zugestellten Sendungen.
• Carrier Claims End-to-End - Operative Bearbeitung von Schadens- und Verlustfällen (Carrier Claims) von der Einleitung über Nachverfolgung und Fristenmonitoring bis zur finalen Klärung mit Versanddienstleistern inkl. proaktiver Kommunikation (telefonisch & schriftlich).
• Claims Reporting & Dokumentation - Strukturierte Dokumentation sowie Erstellung von Reportings und Auswertungen zu Claim-Status, Bearbeitungszeiten, Schadensquoten, Volumina und Kostenimpact.
• Schadensanalysen & Prävention - Analyse von Schadensmustern sowie Ableitung präventiver Maßnahmen zur Reduktion von Transportverlusten und -schäden.
• Return Logistics Support - Erstellung von Return Labels sowie Koordination und Buchung von Pickup Requests für Kundenrücksendungen.
• Operatives Tagesgeschäft & KPI-Support - Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft (z. B. interne Anfragen, Statusprüfungen, Sendungsrecherchen, Löschzertifikate) sowie Zuarbeit bei Reporting- und KPI-Auswertungen.
• Logistikprozesse & Compliance Support - Unterstützung bei Inventur- und Jahresendprozessen, Prüfung logistischer Abrechnungen sowie Mitwirkung bei zollrelevanten Themen und Versanddokumentation.

Was Everphone dir bietet

Dein Wohlbefinden ist unser Investment

• Bezuschusste Mitgliedschaften beim Urban Sports Club
• 30 Urlaubstage pro Jahr
• Monatlich bis zu 50 € Extra-Guthaben über Circula (für Lebensmittel, Drogerie, Baumärkte, Tankstellen u. a.)
• Jährlicher Mobilitätszuschuss von 348 € für den ÖPNV
• Zugang zur High Five App mit einem täglichen Budget
• Zugang zu mentaler Gesundheitsunterstützung über Voiio
• Die Möglichkeit für bis zu 4 Wochen im EU Ausland zu arbeiten
• Betriebliche Altersvorsorgezuschuss
• Jährliche Grippeschutzimpfungen und Sehtests
• Frisches Obst, gesunde Snacks, hochwertige Kaffeespezialitäten und Softdrinks

Ein Arbeitsumfeld, das mehr bietet

• Laptop und Smartphone deiner Wahl
• Ergonomische Stühle und höhenverstellbare Schreibtische
• Hundefreundliches Büro

Gemeinschaft & Zusammenhalt

• Wöchentliche bezahlte Company Lunches und Frühstücks-Events
• Sommer- und Winterfest
• Teilnahme an unseren Employee Resource Groups

Lernen gehört zum Job

• Zugang zur Everphone Academy
• Interne Lernplattform EverLearn – Lernen voneinander und miteinander
• Vollständig finanzierte Sprachkurse (Deutsch & Englisch)
• Regelmäßige interne Workshops und Lernformate

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung in Logistik oder ein Studium mit Schwerpunkt Logistik.
• Mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit und Koordination von Logistikdienstleistern
• Idealerweise bringst du erste Führungserfahrung mit oder bist bereit, den nächsten Karriereschritt in eine Führungsrolle zu gehen.
• Die Erreichung von KPIs motiviert dich, und du unterstützt dein Team gezielt bei der Zielerreichung.
• Du arbeitest klar und strukturiert, behältst den Überblick
• Sicherer Umgang mit Excel und Google Sheets, einschließlich Formeln und Pivot-Tabellen
• Klare und proaktive Kommunikation sowie Flexibilität im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern zeichnen dich aus.
• Du hast Erfahrung in der Steuerung mehrerer Projekte, setzt Prioritäten und hältst Fristen zuverlässig ein.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (mindestens C1)