Management Assistant (m/w/d) Frankfurt am Main

Overview

Mit europaweit mehr als 1.400 Mitarbeitenden und unserer regional ausgerichteten Betreuungsstruktur gehen wir seit Jahrzehnten einen konsequentlyen Weg zu einem der erfolgreichsten Versicherungsmakler. Die GLOBAL GRUPPE steht Kunden verschiedener Wirtschaftsbereiche ambitioniert mit ihrem umfassenden Dienstleistungsangebot zur Verfügung. Unsere Leistungsfähigkeit wird vor allem durch unsere engagierten Mitarbeitenden bestimmt, die unsere Vision jeden Tag mit Leben füllen.

Zur Verstärkung unseres motivierten Teams suchen wir Sie in Vollzeit (40 Std. / Woche) zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Frankfurt am Main .

Als Management Assistant (m/w/d) sind Sie zusammen mit Ihren Teamkolleg:innen zentrale Ansprechperson für unsere Versicherer und unterstützen das Team aktiv im Relationship Management mit unseren wichtigsten Geschäftspartnern.

In dieser Schlüsselfunktion agieren Sie als organisatorische und kommunikative Schnittstelle zwischen Risikoträgern, internen Fachabteilungen und Management Board. Mit ausgeprägter Serviceorientierung, äußerst souveränem Auftreten in einem anspruchsvollen Umfeld und einem guten Verständnis für Versicherungsthemen stellen Sie eine professionelle Betreuung unserer internen und externen Stakeholder sicher und tragen zur erfolgreichen Umsetzung strategischer Projekte bei.

Responsibilities

Kommunikation & Kooperation mit Versicherern

• Sie sind erste Ansprechperson für unsere Risikoträger auf Vorstands- und Bereichsleitungsebene bzgl. organisatorischer und inhaltlicher Abstimmungen und übernehmen bei Bedarf die Vertretung der Referenten für Preferred Partner
• Auch die Datenerfassung und Pflege von Informationen zu Preferred Partnern (z. B. Ansprechpartner, Kapazitäten und Schnittstellen) sowie die Bereitstellung von Maklerlisten ist Teil Ihrer neuen Aufgabe
• Sie planen regelmäßige Jour Fixes mit unseren Top-Partnern auf Arbeitsebene und nehmen an VR-Terminen teil
• Sie sind in die Planung und Organisation von Workshops sowie Rollouts eingebunden und arbeiten dabei eng mit der Kommunikationsabteilung zusammen

Eventmanagement

• Sie übernehmen die Planung, Organisation und Durchführung von Netzwerkveranstaltungen für unsere Preferred Partner wie bspw. Underwriter Days, Executive Dinners oder Kaminabende
• Darüber hinaus sind Sie zuständig für die Konzeption, Planung und Umsetzung neuer Eventformate
• Dabei sind Sie stets in enger Abstimmung mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern

Management Support im Tagesgeschäft

• Sie sind verantwortlich für die Organisation und Koordination von Terminen, Zeitplänen und Reisen des Relationship Officers und der Teamkolleg:innen inkl. Vorbereitung von Abrechnungen (Kreditkarten, Spesen etc.)
• Sie arbeiten eng mit der Assistenz des Chief Broking Officers zusammen und übernehmen gegenseitig die Vertretung bei urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheit
• Der Empfang und die Bewirtung unserer Gäste liegt ebenso in Ihrer Hand wie die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projekten inkl. Protokollführung und Erstellung von Reportings
• Sie übernehmen das Officemanagement für unser Büro in Frankfurt inkl. Bestellwesen und Koordination administrativer Abläufe

Qualifications

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzugt als Kauffrau/Kaufmann für Versicherungen, Versicherungsfachfrau-/mann o.ä. sowie mehrjährige Erfahrung in der gehobenen Assistenz
• Ihre strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, gepaart mit höchster Serviceorientierung, zeichnet Sie ebenso aus wie Ihr souveränes und verbindliches Auftreten im Umgang mit allen Stakeholdern
• Zu Ihren Stärken zählen Sie außerdem ein hohes Maß an Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Kommunikationstalent. Sie kommunizieren adressatengerecht, klar und verständlich – über alle Hierarchieebenen hinweg
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Resilienz und behalten dank Ihres Organisationsgeschicks stets den Überblick – auch dann, wenn es mal stressig wird
• Ein hohes Maß an Flexibilität sowie die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen inkl. Teilnahme an ausgewählten Abendveranstaltungen gehört für Sie zu Ihrer Funktion dazu – Sie schätzen den persönlichen Austausch mit unseren Partnern und tragen so aktiv zur Netzwerkpflege bei
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere in Excel und PowerPoint sowie fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab

Benefits

• 30 Tage Urlaub, Homeoffice nach Absprache möglich
• Firmenevents (Weihnachtsfeier, After-Work, Team-Events etc.)
• Umfangreiches Onboarding, intensive Zusammenarbeit mit dem Management Board sowie Einblicke in strategische Projekte einer stark wachsenden Maklergruppe
• Individuelle persönliche und fachliche Weiterentwicklung mit langfristiger Perspektive
• Die Möglichkeit in der ersten Reihe an unserem Unternehmenswachstum mitzuwirken
• Ein umfangreiches Benefit-Angebot wie bspw. Betriebliche Altersvorsorge, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Job-Ticket, Job-Rad uvm.