Management-Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Chaos, Unordnung und komplizierte Arbeitsabläufe bei der Arbeit nerven dich? Uns auch!

Unsere Aufgaben:

• eigenverantwortlich den operativen Produktionsalltag steuern – ohne ständiges Kopfschauen
• Ordnung in komplexe Abläufe bringen und Prozesse wirklich am Laufen halten
• zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Arbeitsorganen sein

Hey, wir sind 4creatives – Endlich lernen wir uns mal persönlich kennen! :)

Wir suchen eine Virtuelle Assistenz (m/w/d) – 100% remote, die uns dabei hilft, effektiver, ordentlicher und besser organisiert zu arbeiten!

Wir reden nicht von endlosen Excel‑Tabellen, sondern von aktivem Mitdenken, Engpässe erkennen bevor sie entstehen und dafür sorgen, dass unsere Kunden pünktlich und sauber beliefert werden!

Als Teil unseres Teams stehst du täglich in Kontakt mit verschiedenen Teilen unserer Teams, pflegst Kundenkontakt und kümmerst dich um andere organisatorische Dinge, während du remote absolut flexibel bist und dir deine Zeit selbst einteilen kannst.

Aufgaben

• Production‑Planung & Cutter‑Steuerung – Du planst wöchentlich die Kapazitäten unserer Cutter, weist Jobs zu, überwachst Deadlines und managst Puffer, wenn Creator‑Lieferungen sich verzögern.
• Kundenkontakt & Kommunikation – Du bist erste Anlaufstelle für operative Rückfragen unserer Kunden, koordinierst Abstimmungen via Slack und sorgst dafür, dass Feedback sauber ins System übertragen wird.
• Content Sourcing & Handoff‑Koordination – Du stellst sicher, dass Briefings vollständig übergeben werden, Materialien rechtzeitig im Drive landen und die Cutting‑Queue nie durch fehlende Assets blockiert wird.
• Projekt‑Tracking – Du hältst den Status aller laufenden Produktionen aktuell, behältst Deadlines im Blick und sorgst dafür, dass nichts zwischen den Stühlen fällt.
• Performance‑Tracking – Du pflegst unseren Ad Performance Tracker, flaggst unsere Werbeanzeigen nach klaren Kriterien und bereitest interne Tracking‑Dashboards vor.
• BONUS (nur wenn du möchtest): Selbst als Creator aktiv werden und für unsere Kunden vor die Kamera treten.

Qualifikation

• ✅ Erfahrung in Koordination oder Projektmanagement – idealerweise bei einer E‑Commerce Brand oder Agentur – Du hast bereits mehrere bewegliche Teile gleichzeitig am Laufen gehalten und weißt, wie ein sauberer Produktionsprozess aussieht – und wie ein schlechter.
• ✅ Sicherer Umgang mit Projektmanagement‑Tools – Airtable, Notion, Asana oder ähnliches. Du brauchst keine Einführung darin, was ein Status‑Feld ist.
• ✅ Grundverständnis für digitale Content‑Produktion – Du weißt, was ein Briefing, ein Hook und ein Schnitt ist. Du musst kein Cutter sein – aber du musst mitreden können.
• ✅ Kommunikationsstärke – Du bist täglich Schnittstelle zwischen Copywritern, Cuttern und Kunden. Klar, direkt und verbindlich – ohne wie eine Durchsage zu klingen.
• ✅ Eigenverantwortung & Proaktivität – Du wartest nicht darauf, dass jemand dir sagt, dass etwas hakt. Du siehst es vorher und regelst es.
• ✅ Prozessdenken statt Aufgabendenken – Du denkst nicht in To‑dos, sondern in Systemen. Wenn ein Workflow ineffizient ist, juckt es dich, ihn zu verbessern.
• ✅ Teamspirit & Humor – Wir arbeiten eng zusammen, supporten uns gegenseitig und haben Spaß – aber immer mit einem Leistungsanspruch.

Benefits