Manager:in Front Office / Administration (m/w/d)

Der Deutsche Leichtathletik-Verband (DLV) als Dachverband der organisierten Leichtathletik in Deutschland, mit Sitz in Darmstadt, zählt mit 7.600 Vereinen, ca. 800.000 Mitgliedern und 48 olympischen Disziplinen zu den großen und leistungsstärksten Sportverbänden in Deutschland.

Wir suchen zum nächstmöglichen Termin für den Hauptsitz in Darmstadt eine/einen

in Teilzeit (20 h/Woche), zunächst befristet auf 2 Jahre.

Als Managerin Front Office/Administration unterstützen Sie die Leiterin der Geschäftsstelle in allen administrativen Belangen, sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Front Office und kümmern sich um organisatorische Aufgaben, die den täglichen Geschäftsbetrieb unserer Geschäftsstelle sichern.

Ihre Aufgaben:

• Verantwortung für das Front Office und alle damit verbundenen Aufgaben
• Unterstützung der Leiterin der Geschäftsstelle in administrativen und organisatorischen Belangen
• Terminplanung, Koordination und administrative Unterstützung bei Projekten
• Erstkontakt für Telefon- und E-Mail-Anfragen an das Front Office
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
• Organisation von Bestellungen, Verwaltung der Büromittel und Materialversorgung
• Planung von Sitzungscatering, Gästebetreuung sowie Besorgungs- und Botengänge
• Aufgaben im Bereich Office Hospitality
• Bearbeitung von Autogrammwünschen an unsere Athlet:innen
• Pflege der Daten unserer Verbandssoftware Phoenix
• Mitwirkung im Ehrungswesen: Erstellung von Urkunden, Versand von Unterlagen und Datenpflege
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Praktische Erfahrung in Büroorganisation und Assistenzaufgaben
• Sehr gute Organisationsfähigkeiten und selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise
• Gute Kommunikation, Integrationsvermögen, Dialogfähigkeit und Lösungskompetenz
• Sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmedien, sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme
• Freundliches Auftreten und Freude am Empfang unserer Besucher:innen
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Eine berufliche Perspektive in einem attraktiven, sportlichen Arbeitsumfeld und einem Arbeitsplatz im Bürgerpark Darmstadt.
• Mobile Office: Flexible Arbeitszeiten im Mobile Office oder Büro – finden Sie mit Ihrem Team das für
• Urlaub: bis zu 30 Tage Urlaub und zusätzliche arbeitsfreie Tage (24.12. & 31.12.).
• Wir leben Gemeinschaft. Unser Motto spiegelt sich auch in unseren Teams und dem täglichen Miteinander wider.
• Verschiedene Betriebsvereinbarungen, Mitarbeiterrabattaktionen und Betriebliche Altersvorsorge runden unser Angebot für Sie ab und werden stetig erweitert.

Ihr Interesse ist geweckt? Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail bis spätestens an

Der DLV fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden, unabhängig der kulturellen und sozialen Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.