Mid/Senior HR Specialist / HR Referent (m/w/d)

Glaubst du auch, dass großartige Unternehmen durch großartige Menschen entstehen – und durch HR-Teams, die sich wirklich kümmern?

Bei Coduct verstehen wir Human Resources nicht als reine Verwaltungsfunktion. Die HR-Funktion administriert natürlich, ist aber für uns auch ein strategischer Kernbauchstein für Wachstum, Kultur und Performance, da unsere Mitarbeiter:innen unsere Erfolgsfaktoren sind . Als HR Specialist spielst du eine zentrale Rolle dabei, wie unsere Mitarbeitenden Coduct erleben – vom ersten Kontakt bis zur langfristigen Entwicklung.

Wir sind ein schnell wachsendes Tech-Beratungsunternehmen , das maßgeschneiderte Software- und KI-Lösungen für unsere Kund:innen entwickelt. Wir arbeiten in internationalen Teams in Deutschland und Vietnam. Um unser weiteres Wachstum zu unterstützen, suchen wir eine erfahrene, hands‑on‑orientierte HR‑Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, strukturiert arbeitet und Prozesse aktiv weiterentwickelt.

Deine Rolle & dein Impact

Du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen operativen HR-Themen und eine verlässliche Sparringspartner:in für das Management. Du verbindest Empathie mit Struktur , operative Exzellenz mit strategischem Denken und trägst aktiv dazu bei, unsere Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.

Aufgaben

Mitarbeiterbeziehung

• First-Level-Support für alle operativen HR-Fragen – freundlich, professionell und lösungsorientiert
• Betreuung von Remote- und Onsite-Mitarbeitenden über den gesamten Employee Lifecycle hinweg

Onboarding & Offboarding

• Verantwortung für unsere Onboarding- und Offboarding-Prozesse sowie deren kontinuierliche Weiterentwicklung
• Sicherstellung eines wertschätzenden, strukturierten und reibungslosen Ablaufs vom ersten Arbeitstag bis zum Austritt

Vertrags- & Dokumentenmanagement

• Erstellung, Pflege und Verwaltung aller HR-relevanten Dokumente (Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, Vertragsänderungen)
• Sicherstellung von Korrektheit, Transparenz und Compliance in der gesamten HR-Dokumentation

HR-Systeme & Compliance

• Pflege und Verwaltung von HR-Stammdaten und HR-Systemen
• Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz, Datensicherheit und deutschem Arbeitsrecht
• Vorbereitung von HR-Unterlagen für Audits und interne Prüfungen

Prozessoptimierung & Digital HR

• Kontinuierliche Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse mit einem Digital-First-Mindset
• Identifikation von Automatisierungs- und Optimierungspotenzialen (inkl. KI‑gestützter Tools) und eigenständige Umsetzung

Reporting & Insights

• Erstellung von HR-Reports und Analysen zur Unterstützung von Management‑Entscheidungen
• Nutzung von Daten zur Identifikation von Trends, Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten

Performance & Entwicklung

• Zusammenarbeit mit Führungskräften zur Weiterentwicklung und Operationalisierung von Performance‑Review-Prozessen
• Unterstützung der Trainings‑ und Entwicklungsbedarfen

Compensation, Benefits & Prozesse

• Betreuung und Weiterentwicklung unseres Vergütungs- und Benefit‑Frameworks
• Beitrag zur Positionierung von Coduct als attraktiver und wettbewerbsfähiger Arbeitgeber
• Aktive Unterstützung bei den Payroll‑Prozesse
• Operative Bearbeitung der HR‑Prozesse – von eAU über Urlaubsgenehmigungen ect. in enger Abstimmung mit dem Accounting‑ und Backoffice‑Team

Zusammenarbeit

• Enge Zusammenarbeit mit Management, Chief of Staff, Recruiting, Accounting und Administration
• Verlässliche, pragmatische Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft
• Unterstützung von Mitarbeitendenprogrammen und internen Aktivitäten in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern

Qualifikation

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in People Operations, HR Administration oder einer vergleichbaren operativen HR‑Rolle (idealerweise im Tech‑, Consulting‑ oder schnelllebigen Umfeld)
• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägter Hands‑on‑Mentalität
• Erfahrung im Umgang mit digitalen HR‑Systemen und Interesse an KI‑gestützten Tools (z. B. Copilot)
• Gute Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts sowie administrativer HR‑Best Practices
• Hohe Organisationsfähigkeit, lösungsorientiertes Denken und proaktives Handeln
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Sorgfalt, insbesondere bei sensiblen HR-Themen und Dokumenten
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse

Reisebereitschaft

• Gelegentliche Dienstreisen in die DACH‑Regionen (nach Vereinbarung mit dem Kunden).

Sonstiges

• Idealerweise kannst du 2 Mal pro Woche ohne Probleme in unser Office nach Kamp‑Lintfort kommen.
• Arbeitsmodell: Hybrid (2 Tage Office & 3 Tage mobiles Arbeiten), auch durchgehend vor Ort möglich; nach individueller Absprache und je nach Arbeitsphase im Unternehmen.
• Arbeitszeit: 32 h, werktags.
• Startzeitpunkt: nach individueller Absprache.
• Vertragsart: unbefristet.

Einstellungsprozess

1. Vorauswahl durch unseren Recruiter (optional)
2. Gespräch mit unserem Management

Benefits

• Wirklich nette und positive Kolleginnen und Kollegen und Chefs. Wir schauen, wie Dinge gehen und nicht, warum man sie verhindern oder blockieren kann. Mit dir zusammen geht es um das Besser‑Machen und nicht um Schrumpfen.
• Aktuelle Technologien und Entwicklungsrichtungen – inklusive KI.
• Wir stellen dir deine Endgeräte und ermöglichen dir auch von zu Hause zu arbeiten.
• Weiterbildungen in deinem Arbeitsbereich ist dabei.
• Ein Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und Reaktionszeiten.
• Verschiedene Events – digital, vor Ort, fachlich und mit Spaßfaktor.
• Flexible Arbeitszeiten, damit Privat- und Berufsleben gut unter einen Hut zu bringen.

Bei uns findest du ein Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam seine Ziele verfolgt. Wir setzen auf ehrliche Kommunikation, pragmatische Lösungen und eine Atmosphäre, in der Arbeiten Freude macht. Werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns die Zukunft innovativer Projekte!