Mitarbeiter Empfangssekretariat m/w/d

DAS IST IHR JOB

Unser Empfangssekretariat am Headquarter in Weil der Stadt/Hausen ist Erstkontakt für unsere Kunden und Besucher sowie interner Dreh- und Angelpunkt für alle Aufgaben rund um Organisation und Verwaltung. Gemeinsam im Team repräsentieren Sie die Firma nach außen und innen. Ihr vielseitiges Aufgabengebiet umfasst:

• Serviceorientierter Empfang von Anrufern und Besuchern inklusive der Analyse und Bewertung der Anfragen/Anliegen sowie bei Bedarf deren interne Weiterleitung
• Verantwortung für ein ordentliches Erscheinungsbild der Firma gegenüber Kunden, Besuchern und Mitarbeitern, insbesondere von Empfangs- und Besprechungsräumen
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Postbearbeitung, Info-Mailadresse, Bestellung von Büro- und Gebrauchsmaterialien, Firmenkreditkarten, Kantinen-Bestellungen etc.)
• Bearbeitung aller Eingangsrechnungen inklusive deren Prüfung, Weiterleitung und Freigabe
• Pflege und Neuanlage von Kundendaten im Warenwirtschaftssystem
• Organisation und Buchung von Mitarbeiter-Reisen (Flug/Bahn/PKW/Hotel/Transfer)
• Projektsteuerung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen für das Bürogebäude in enger Abstimmung mit dem Facility Management oder externen Dienstleistern (Auswahl, Steuerung, Kontrolle und Leistungsabnahme)
• Anleiten und Führen unserer Auszubildenden, insbesondere als Startabteilung das Vermitteln von Kommunikationsgrundlagen, Firmengepflogenheiten und grundlegenden kaufmännischen Abläufen