Mitarbeiter Office Management und Assistenz der Geschäftsführung

Mitarbeiter Office Management und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit

Die planen–bauen 4.0 Gesellschaft zur Digitalisierung des Planens, Bauens und Betreibens mbH vereint in Ihrer Gesellschafterstruktur die Wertschöpfungskette Planen, Bauen und Betreiben. Ihr Ziel ist, die Digitalisierung der Bauwirtschaft in Deutschland durch vielfältige Aktivitäten voranzutreiben.

Seit ihrer Gründung 2015 koordiniert und beschleunigt planen-bauen 4.0 die Digitalisierung des deutschen Bauwesens. Sie berät und begleitet die Bundesministerien und öffentliche Bauherren im Bereich Hochbau, Straße, Schiene und Wasserstraße. Darüber hinaus ist die Gesellschaft führend in zahlreichen nationalen und internationalen Innovationsprojekten zur Standardisierung und Implementierung der modellbasierten Arbeitsweise. Seit 2019 ist planen-bauen 4.0 federführend bei Aufbau und Betrieb von BIM Deutschland, dem Zentrum für die Digitalisierung des Bauwesens.

Bist du ein Kommunikations- und Organisationstalent?
Dann bist du bei uns genau richtig! Werde unsere zentrale Anlaufstelle unseres Firmensitzes in Berlin. Wenn du dich durch folgende Eigenschaften auszeichnest: Kompetenz, Ausdrucksfähigkeit, Organisationsgeschick und Gemeinschaftssinn, freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Anlaufstelle für Ministerien, Gesellschafter, Aufsichtsrat, Auftraggeber, externe Partner und Mitarbeitende in unserem Office Berlin.
• Du unterstützt unseren Geschäftsführer bei vielfältigen Tätigkeiten.
• Du übernimmst den Empfang, die eingehenden Anrufe und bearbeitest externe Anfragen sowie den Schriftverkehr. Die Überwachung und Bearbeitung mehrerer Postfächer fällt in deinen Zuständigkeitsbereich.
• Du verwaltest Dokumente, Fristen und sorgst für eine strukturierte Ablage – sowohl digital als auch analog.
• Du unterstützt die Buchhaltung, strukturierst Belege sowie Rechnungen und pflegst unser CRM-System.
• In Zusammenarbeit mit Projektleitern und der Öffentlichkeitsarbeit führst du Projektkorrespondenzen.
• Du organisierst Termine, Einladungen, Reisen sowie Teamevents und Veranstaltungen.

Deine Qualifikation

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung absolviert.
• Idealerweise bringst du mehrjährige Berufserfahrung aus dem Bereich Büromanagement und Sekretariat mit.
• Du zeichnest dich durch eine selbstständige, verantwortungsbewusste, vertrauenswürdige, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise aus.
• Seriöses und zielorientiertes Auftreten gegenüber externen Ansprechpartnern auf Management- und Führungsebene.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint und Teams)
• Versierter Umgang mit Kommunikationstools (z.B. virtuelle Telefonanlage), Web-Konferenzen (z.B. Teams, WebEx, etc.) und instant Messangers (z.B. Slack, Teams)
• Kenntnisse in Ticket- sowie Dokumentmanagementsystemen wünschenswert.

planen-bauen 4.0 bietet:

• Moderne, ergonomischeArbeitsplätze im Herzen Berlins, Nähe S- und Regionalbahnhof Berlin-Südkreuz.
• Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen, z.B.:
  • Übernahme des ÖPNV-Tickets (Berlin AB) oder des Deutschland-Tickets.
  • Zuschuss zur Urban Sports Mitgliedschaft.
• Unser Team zeichnet sich durch seine Hilfsbereitschaft und flache Hierarchie aus.
• Es gibt eine Kantine sowie eine Cafeteria im Haus und eine Tee-Küche im Büro.
• Team-Events, gemeinsame Aktivitäten und vieles mehr!

Zukunft gestalten: Das Büro ist ein Ort, an dem sich die Mitarbeitenden wohlfühlen, produktiv arbeiten und sich mit dem Unternehmen identifizieren können. Büromanagement ist so viel mehr als nur eine administrative Aufgabe – es ist eine spannende Welt, in der Eigeninitiative und Organisationstalent gemeinsam an einem Strang ziehen! Es ist ein ganz entscheidender Faktor, der maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen kann.Werde unsere zentrale Anlaufstelle im Office Berlin und erlebe, wie spannend und abwechslungsreich ein Arbeitsalltag sein kann.

Deine Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) mit deiner Gehaltsvorstellung und deinem frühestmöglichen Eintrittstermin sendest du bitte an .

Ansprechpartnerin bei Fragen: Pia Päßler, Tel.

Wir wertschätzen Vielfalt in unserem Team und würden uns freuen Dich kennen zu lernen!

Neugierig, was wir machen? Weiterführende Informationen über uns und unsere Projekte findest Du unter: bauen40.de