Mitarbeiter Sekretariatsbereich (m/w/d)

Wer Ordnung liebt, den Überblick behält und Freude daran hat, Teams den Rücken frei zu halten, ist hier genau richtig! Für unseren Kunden im Großraum Ulm suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Mitarbeiter im Sekretariatsbereich (m/w/d) . In dieser vielseitigen Rolle sind Sie das organisatorische Herz des Unternehmens: Sie koordinieren Termine, unterstützen Projekte und sorgen dafür, dass im Büro alles rundläuft. Wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Die Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Ihre Vorteile

• Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Zuschüsse zu Gesundheits- und Sportangeboten
• Flexible Arbeitszeiten
• Wertschätzung und offene Unternehmenskultur
• Kollegiales Umfeld

Ihre Aufgaben

• Umfassende administrative Sekretariatsbetreuung, einschließlich Beschaffung von Büro- und IT-Material, Verwaltung von Besprechungsräumen und Bestellung von Mobiliar
• Koordination, Vereinbarung und Nachverfolgung von Terminen nach definierten Prozessen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen gemäß betrieblichen Richtlinien
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie strukturierte Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen entsprechend Absprachen
• Vertretung anderer Assistenzbereiche sowie Umsetzung kleiner Verbesserungsprojekte nach klar definierten Vorgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Verhandlungssicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Koordinations- und Integrationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Durchsetzungsvermögen, Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrie. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 20. Mal im Wettbewerb "Deutschlands Beste Arbeitgeber" vom Institut "Great Place to Work®" ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal den "kununuTop Company Award". Unser Service wird mit 4,6 bei Google* und mit 4,2 bei kununu* bewertet.

*Stand 03/25

Interessiert? Wir sollten uns kennenlernen! Bitte den Lebenslauf über unsere Online-Bewerbungsplattform oder an die unten angegebene E‑Mail-Adresse senden. Wir melden uns dann umgehend.